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Numériser ses documents archivés : les bonnes raisons pour se lancer

25.07.2024     -    14 min
Numériser ses documents archivés : les bonnes raisons pour se lancer

Une fois numérisés, les documents papier de votre entreprise peuvent être stockés électroniquement sur un disque dur, un serveur, un cloud, une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) ou une solution d’archivage électronique. Ce processus peut s'appliquer à deux types de documents. La numérisation des flux concerne les documents vivants qui rythment le quotidien de votre entreprise (courriers entrants, factures). La numérisation de stock s’applique, au contraire, aux documents non vivants, comme les archives. Ces dernières sont consultées plus occasionnellement, lors des audits, par exemple. Cette démarche permet de supprimer les défis liés à l’archivage des documents physiques et offre de nombreux avantages à l’entreprise. Alors pourquoi numériser ses documents archivés ? Les experts Numen font le point.

Les défis de l’archivage de documents physiques

Pour les entreprises, la gestion des archives papier soulève de nombreux défis à la fois logistiques et financiers.

Les entreprises conservent dans leurs cartons entre 1 et 2 millions de pages de documents physiques. Dans bien des cas, cette accumulation entraîne des coûts de stockage particulièrement élevés. Les organisations dépenseraient ainsi entre 5 et 15 % de leur budget pour la gestion de leurs documents en format papier. Cet encombrement croissant consomme donc des ressources précieuses. Il complique aussi le travail de vos collaborateurs.

Encombrement physique et limite de l’espace de stockage

La loi impose aux entreprises de conserver certains documents pendant des durées bien précises. Factures, contrats, données bancaires, des centaines de milliers de documents doivent donc être archivés chaque année, à des fins de contrôle et d’audit.

Cette obligation complique considérablement la gestion de l’espace de stockage. La majorité des organisations ne disposent pas de locaux dédiés aux archives. Ces dernières s’accumulent alors dans les bureaux des collaborateurs, dont les armoires et les tiroirs débordent. Cet encombrement physique peut entraver leur productivité des collaborateurs et augmenter le stress lié à la gestion des documents.

Pour pallier le manque d’espace interne, certaines organisations se tournent vers la location de locaux annexes. D’autres font appel à des prestataires externes, spécialisés dans la gestion des archives. Cette solution engendre toutefois des coûts significatifs. En 2020, les entreprises dépensaient ainsi en moyenne 17,50 euros par document papier archivé. Ces dépenses peuvent donc peser lourdement sur le budget opérationnel des organisations.

Risque de perte, de dommage ou de destruction des documents papier

Autre défi majeur lié à l’archivage des documents papiers : leur vulnérabilité.

Les sinistres, comme les incendies ou les inondations, peuvent entraîner la perte irrémédiable d'informations essentielles au fonctionnement de votre entreprise. Il en va de même pour les détériorations causées par le temps qui passe.

Pour limiter les risques, il est possible de stocker vos documents en dehors de vos locaux. Des prestataires spécialisés proposent, en effet, des lieux sécurisés, certifiés et spécialement aménagés. Un service qui peut toutefois coûter cher à votre entreprise.

Difficulté d’accès et de partage de l’information

L'accès et le partage des informations contenues dans des documents papier sont souvent des opérations extrêmement laborieuses et inefficaces. L'externalisation de l’archivage physique vers un prestataire tiers accentue cette difficulté.

Un employé consacre ainsi plus de 300 heures par an à la recherche de documents. Ces opérations ont, par ailleurs, un coût élevé, évalué à environ 20 euros par fichier.

En parallèle, la difficulté à partager rapidement les documents physiques ralentit les processus décisionnels et la collaboration entre les équipes. En clair, l’archivage papier représente un frein majeur à la productivité de vos collaborateurs.

Les 5 raisons pour numériser ses documents archivés

La numérisation des archives permet de répondre efficacement à ces défis. Globalement, elle participe à l’amélioration de la gestion documentaire au sein de votre entreprise.

L’optimisation de l’espace de stockage et la réduction des coûts associés

La numérisation des archives limite les besoins en espace de stockage. En convertissant les documents physiques en fichiers numériques, l'entreprise libère des mètres carrés précieux, souvent occupés par des armoires et des étagères encombrées. Ce projet peut être entrepris à tout moment, lors d’un déménagement d’entreprise, par exemple.

Cette optimisation de l'espace conduit à une réduction significative des coûts liés au loyer, à l'entretien et à la sécurité des locaux.

En parallèle, les solutions de stockage numérique offrent des tarifs compétitifs par rapport à l’archivage physique. Les chiffres parlent d’eux-même :

  • En moyenne, un Go d’archives coûte 10 euros par an.
  • La mise en place d’un archivage électronique type coffre-fort numérique réduit de 50 % les coûts liés à la gestion des documents (étude menée en 2021 par la Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

L’amélioration de l’accès et de la recherche de l’information

Plus besoin de fouiller manuellement dans des piles de documents. Grâce aux coffres-forts numériques, vos collaborateurs accèdent instantanément aux fichiers dont ils ont besoin. Ils utilisent pour cela les fonctions de recherche avancée par mots-clés ou par typologie proposées par les systèmes d’archivage électronique.

Cette facilité d'accès à l'information accélère la prise de décision et améliore la réactivité de l'entreprise. Il s’agit d’un atout considérable pour faire face efficacement aux besoins de vos clients et aux exigences de votre marché.

L’optimisation de la productivité grâce à une gestion documentaire plus efficace

Cette raison de numériser vos documents découle directement de la précédente. Vos collaborateurs mettent, en effet, moins de temps à accéder aux informations dont ils ont besoin. Ils sont donc plus efficaces. Des recherches ont ainsi démontré qu’une gestion documentaire optimisée améliore la productivité des employés de 20 à 25 %.

L’interopérabilité des coffres-forts numériques avec les systèmes existants au sein de votre entreprise (ERP, CRM, etc.) participe à l’amélioration de la productivité de vos collaborateurs. Elle facilite, en effet, l’archivage des documents, réalisable en un seul clic, à partir de n’importe quelle application métier.

La suppression des formats obsolètes et la durabilité environnementale

Il vous reste des microfiches dans vos archives ? Leur consultation est complexe. Elle nécessite des équipements difficilement accessibles et souvent coûteux. La numérisation des documents archivés vous offre l’opportunité de vous débarrasser de ces formats obsolètes.

Dans le même temps, votre entreprise réduit sa consommation de papier. Sa gestion documentaire est donc plus durable et plus respectueuse de l'environnement.

Enfin, cette démarche éco responsable améliore l'image de votre entreprise. Elle répond, en effet, aux attentes croissantes des consommateurs et des partenaires commerciaux en matière de développement durable.

La mise en conformité avec la réglementation : une bonne raison pour numériser ses documents archivés

La numérisation des archives aide les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur relatives à la conservation des documents et la protection des données.

Les systèmes d’archivage électroniques offrent, en effet, des fonctionnalités avancées pour garantir la traçabilité, la confidentialité et l'intégrité des informations. Ils permettent également la mise en place de politiques de rétention documentaire conformes aux exigences légales.

La numérisation permet une gestion rigoureuse et sécurisée des archives. Cette démarche renforce donc la fiabilité et la crédibilité de l’entreprise auprès de ses clients et de ses partenaires.

Faire appel à un prestataire pour numériser ses documents archivés

Vous savez maintenant pourquoi numériser vos documents d’archives. Pour bénéficier pleinement des avantages de la numérisation, encore faut-il choisir son prestataire avec soin.

Opter pour le bon niveau de numérisation

Votre prestataire doit vous proposer une numérisation adaptée à vos besoins, à la nature de vos documents et à vos objectifs dans le cadre de ce projet. Il en existe trois niveaux différents.

La numérisation simple correspond à un scan. Un tel projet ne tient compte ni de la qualité, ni de la précision du résultat. Ce type de numérisation est loin d'être optimal. Il n’apporte, en effet, aucune garantie.

La copie fidèle permet d'obtenir un document numérisé identique à sa version papier. Ce procédé suppose une conservation du document original.

Enfin, la copie fiable représente le niveau de numérisation le plus élevé. Dans ce cas de figure, la valeur du document numérisé est la même que celle du document papier. Il n’est donc plus nécessaire de conserver une copie physique. Pour parvenir à un tel résultat, deux conditions sont nécessaires :

  • La numérisation doit être réalisée conformément aux exigences prévues par la norme NF Z42-026 (copie fidèle) ;
  • Le document électronique doit ensuite être conservé dans un système d'archivage conforme à la norme NF Z42-013.

Garantir la qualité de la numérisation

Votre prestataire doit vous garantir une qualité irréprochable de ses livrables : clarté, précision des couleurs, fidélité des documents numérisés par rapport aux originaux. Pour cela, vous pouvez vérifier les certifications du prestataire et les normes de qualité appliquées (ISO 9001 pour la gestion de la qualité).

Demandez des échantillons de numérisation afin de juger de la qualité des livrables. Le cas échéant, vous pourrez ainsi évaluer l’efficacité de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cet outil est utilisé pour extraire les données textuelles des documents numérisés. Cette extraction doit être précise pour permettre une utilisation efficace des données numérisées.

Enfin, le prestataire doit proposer une indexation efficace pour garantir une accessibilité optimale des documents. Les métadonnées utilisées doivent être détaillées et structurées. De cette manière, vos collaborateurs pourront retrouver rapidement des informations à partir de critères de recherche pertinents.

Améliorer la sécurité et garantir la préservation des documents dans le temps

Enfin, le prestataire est garant de la sécurité et de la pérennité de vos documents. Renseignez-vous sur les solutions de stockages proposées. Il peut s’agir de serveurs cloud, de solutions SaaS, etc. Chacune offre ses propres avantages et inconvénients.

Dans tous les cas, le prestataire doit disposer de la Certification ISO 27001 relative à la sécurité de l'information. Elle garantit que vos données sont protégées contre le vol, la perte, la modification ou l’accès non autorisé.

À cet égard, le coffre-fort numérique apparaît comme une solution d’archivage électronique robuste pour vos archives. Il garantit, en effet, la sécurité et la conservation à long terme des informations stockées grâce notamment :

  • Au chiffrement des données ;
  • Au contrôle rigoureux et granulaire des accès ;
  • À la traçabilité des actions ;
  • Aux procédures de sauvegarde et de récupération de données.

Vous souhaitez numériser les documents archivés dans votre entreprise ? Discutez de votre projet avec les experts Numen.

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