Vous avez sans doute déjà été confronté à cette question : comment mieux gérer les documents, les emails et les contenus qui circulent chaque jour dans mon entreprise ? La transformation digitale accélère ce besoin et pousse à trouver des solutions efficaces. L’idée de mettre en place une GED (Gestion Électronique des Documents) émerge alors. À moins que vous envisagiez de vous tourner vers L’ECM ? Mais, ces deux solutions sont-elles vraiment interchangeables ? Si elles présentent des ressemblances, voire se chevauchent dans certains cas, elles n’ont en réalité ni le même périmètre, ni la même ambition. Alors, comment faire la part des choses ? Et surtout, comment savoir laquelle correspond le mieux à vos besoins ? Dans cet article, les experts Numen reviennent en détail sur les différences entre GED et ECM et la réflexion à mener pour faire le bon choix.
Si vous avez en tête l’image de dossiers qui s’accumulent sur un serveur partagé, oubliez-la. Aujourd’hui, les GED modernes n’ont plus rien à voir avec ça.
Il est vrai qu’à l’origine, ces solutions de gestion documentaire servaient surtout à capturer, stocker et classer des documents métiers. En clair, elles vous permettaient de ranger proprement vos fichiers numériques.
Les progrès technologiques ont permis de faire évoluer leurs fonctionnalités. Les solutions GED se présentent dorénavant comme un véritable outil stratégique pour la performance et la compétitivité de votre entreprise.
Elles permettent :
Le tout en s’intégrant à vos différents outils métiers (ERP, SIRH, CRM, Microsoft 365, SharePoint).
Imaginez, par exemple, un service RH qui diffuse automatiquement les bulletins de paie à chaque salarié ou un service juridique qui retrouve en quelques secondes la dernière version d’un contrat. Tout cela est rendu possible grâce aux GED de dernière génération.
Les GED modernes peuvent, par ailleurs, être déployées en SaaS, en On-Premise ou en mode hybride. Il est même possible de les connecter à un coffre-fort numérique.
Enfin, les solutions les plus avancées intègrent des briques d’IA documentaire ou de reconnaissance automatique (LAD/RAD).
Actuellement, le marché se divise entre deux types de GED :
La GED reste donc centrée sur le cycle de vie des documents. Mais les évolutions technologiques lui permettent désormais de s’adapter à toutes les tailles d’organisations, avec un niveau de complexité ajustable selon vos besoins.
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Si la GED se concentre avant tout sur le cycle de vie des documents, l’ECM va plus loin. Il s’agit d’une approche globale et stratégique de la gestion de l’information. Concrètement, un ECM englobe tous les contenus de votre organisation, qu’ils soient numériques ou analogiques : documents, emails, formulaires, vidéos, contenus web, rapports ou encore publications internes.
L’idée de L’ECM est la suivante : les informations disponibles au sein de l’entreprise ne doivent plus être gérées sous forme de silos, mais dans le cadre d’une gouvernance transversale.
Pour cela, l’ECM s’appuie (la plupart du temps) sur une plateforme unifiée et modulaire, capable de :
L’ECM peut, par exemple, convenir à une entreprise multisite, qui doit gérer à la fois ses procédures qualité, les dossiers RH et la communication interne. La solution évite l’éparpillement de ses différents contenus qui sont centralisés sur un intranet unique et accessibles selon des droits strictement définis.
Sur le marché, vous trouverez différents types de solution ECM. Certaines plateformes sont très configurables, parfois même spécialisées dans un secteur particulier (comme la banque ou la logistique). D’autres, au contraire, proposent des fonctionnalités standards. Beaucoup intègrent aussi des briques complémentaires comme la GED, le SAE, le DAM ou le BPM.
En résumé, l’ECM n’est pas une solution logicielle en tant que telle. Il s’agit plus d’une boîte à outils, portée par une vision stratégique de la gestion des contenus, applicable à l’ensemble de votre entreprise et pas seulement à un service ou à un processus.
Les définitions de la GED et de l’ECM montrent une chose : la limite entre ces deux solutions n’est plus aussi nette qu’autrefois.
Il y a quelques années, la distinction semblait simple :
Mais la transformation digitale a brouillé les cartes. Les GED modernes embarquent désormais des fonctionnalités avancées comme des workflows complexes, une gestion multi-acteurs, des connecteurs avec le SI, etc. De leur côté, les ECM se sont assouplis. Ils sont devenus modulaires et accessibles en SaaS. Ils peuvent même commencer comme une simple GED avant d’évoluer vers une plateforme complète de gestion de contenus.
Résultat, les entreprises peuvent aujourd’hui mettre en place :
Aujourd’hui, la vraie distinction entre GED et ECM ne repose donc plus sur les fonctionnalités techniques, mais plutôt :
En résumé, la GED et l’ECM répondent bien à des besoins différents, mais peuvent tout de même s’articuler dans une même stratégie.
" Notre système d’informations était un peu éparpillé. La direction souhaitait “urbaniser” ses systèmes tout en conservant les outils experts dans chaque domaine, et pouvoir mettre en place des workflows pour fluidifier les processus métiers. "
Géraldine TESSENS DSI du Groupe Lamotte
Face à la diversité des solutions disponibles, il n’est pas toujours simple de savoir quelle approche correspond vraiment à vos besoins. Le choix dépend en réalité de plusieurs critères : la taille de votre entreprise, votre maturité documentaire, votre secteur d’activité et surtout le niveau de gouvernance que vous souhaitez mettre en place.
La bonne nouvelle, c’est que les frontières sont de plus en plus souples. Les GED modernes ont gagné en modularité et en puissance, au point de pouvoir évoluer progressivement vers une logique ECM. C’est notamment le cas avec des solutions comme Doxtreem, qui offrent la possibilité de démarrer simplement et de monter en puissance sans rupture technologique.
Dans ce contexte, voyons ensemble dans quels cas il est préférable d’opter pour une GED et dans quels cas un ECM sera la solution la plus adaptée.
La GED est souvent le premier pas naturel pour une organisation qui souhaite structurer sa gestion documentaire. C’est le bon choix si votre objectif est d’améliorer un processus métier précis : validation de factures, gestion des contrats, traitement RH, suivi juridique ou encore centralisation du courrier.
Avec une GED, vous disposez d’un outil unique et sécurisé pour centraliser vos documents. Vous pouvez, dans le même temps, accélérer les validations et améliorer les échanges internes. C’est aussi l’occasion de réduire votre consommation de papier et de renforcer la sécurité des accès à vos documents les plus sensibles.
Le contexte idéal pour une GED ? C’est celui d’une organisation qui sait déjà où se situent ses besoins et qui veut obtenir des résultats rapides.
Vous êtes concerné si :
Autrement dit, si vous cherchez une solution pragmatique, ciblée et évolutive, la GED est faite pour vous.
Imaginez par exemple un service Achats qui souhaite automatiser le traitement des bons de commande ou un service RH qui doit distribuer les bulletins de paie en toute sécurité. Dans ces situations, une GED apporte une réponse efficace et rapide, sans bouleverser l’ensemble du système.
Enfin, il faut garder en tête qu’une GED moderne peut évoluer. Elle peut, en effet, constituer la première étape d’une démarche plus large de gouvernance documentaire afin de s’inscrire à terme dans une véritable stratégie ECM.
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La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
L’ECM s’impose quand vos besoins vont au-delà de la simple gestion documentaire. Vous êtes dans ce cas, si votre organisation doit gérer une grande diversité de contenus (documents, emails, formulaires, vidéos, publications internes), coordonner des processus complexes impliquant plusieurs services et mettre en place une gouvernance documentaire solide.
C’est aussi la solution à privilégier si vous évoluez dans un secteur réglementé (santé, finance, secteur public) où la conformité est non négociable : RGPD, eIDAS, archivage probatoire, qualité, etc.
Imaginez, par exemple, un groupe présent sur plusieurs sites qui doit harmoniser ses procédures qualité, consolider ses rapports financiers et publier des informations RH sur un intranet accessible à tous. Seule une approche ECM permet de piloter ces besoins transverses, d’automatiser les workflows et de garantir une traçabilité de bout en bout.
En résumé, si votre objectif est de transformer la gestion documentaire en une véritable stratégie de gestion de l’information à l’échelle de l’entreprise, l’ECM est la solution la plus adaptée.
Vous avez peut-être entendu dire que la GED serait une version allégée de l’ECM. Il s’agit, en réalité, d’une idée reçue.
Les GED modernes intègrent déjà des briques qu’on associait autrefois exclusivement à l’ECM : conformité, signature électronique avancée, workflows complexes, voire records management.
La vraie différence, ce n’est donc pas une question de puissance ou de valeur, mais plutôt de portée. L’ECM s’inscrit dans une vision globale et transversale. La GED offre, quant à elle, une souplesse appréciée des entreprises. Elle permet de démarrer vite, sur un périmètre ciblé, puis de progresser étape par étape. C’est d’ailleurs le grand atout de cette solution puisqu’elle vous évite de vous lancer dans des projets lourds et risqués. Vous avancez à votre rythme, en fonction de vos priorités, tout en gardant la possibilité de faire évoluer votre GED vers une logique ECM si vos besoins évoluent.
La théorie, c’est bien. Mais pour savoir si une GED ou un ECM correspond vraiment à vos besoins, rien ne vaut quelques exemples concrets. Voici comment ces deux approches se traduisent dans des situations réelles.
Objectifs
GED
ECM
Suivi des demandes de subventions dans une collectivité
Centralisation des pièces justificatives, création automatique de dossiers par demande, accès contrôlé par service instructeur
Intégration d’un portail usager, gestion des échanges avec les citoyens, génération automatisée de rapports consolidés pour les élus
Pilotage des certifications qualité dans une entreprise industrielle
Classement intelligent des documents, diffusion de procédures validées, gestion des versions, complétude
Publication sur un intranet qualité, suivi des plans d’action, tableau de bord multi-sites, audit centralisé
Gestion des marchés publics dans une entité publique
Stockage des appels d’offres, traitement des pièces des soumissionnaires, signature électronique, workflow
Coordination multi-services (juridique, achats, DAF), gestion du cycle complet de vie d’un marché, planification réglementaire
Suivi des demandes de financement innovation (startup ou labo R&D)
Classement des documents projets (brevets, notes techniques, preuves d’antériorité), partage sécurisé de documents
Gestion transverse des échanges avec les partenaires (BPI, cabinets conseil, avocats..), publication automatique de rapports R&D pour l’interne et les financeurs
Centralisation documentaire dans une clinique privée
Dossier patient numérique, numérisation des prescriptions et comptes rendus
Coordination DSI-métier, intégration avec les outils du DPI, gestion des consignes protocolaires multiservices, publication d’indicateurs pour le pilotage médical
Ce qu’il faut retenir :
En clair, si vous reconnaissez vos besoins dans les exemples de gauche, une GED moderne suffira largement à transformer votre quotidien. Si vous vous projetez plutôt dans les situations de droite, avec une forte transversalité et des enjeux de gouvernance, alors l’ECM sera la solution la plus adaptée.
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La GED est une solution logicielle destinée à gérer les documents numériques d’une entreprise (classement, stockage, validation). L’ECM est une stratégie globale qui englobe la gestion de tous les contenus (documents, emails, vidéos) avec une approche transversale et intégrée à l’organisation.
Oui, c’est souvent la démarche la plus pragmatique. Une GED bien déployée constitue une première brique solide. Certaines solutions comme Doxtreem permettent une montée en puissance vers une stratégie ECM sans rupture.
Oui, si elle s’intègre à un système d’archivage électronique conforme (ex : coffre-fort numérique). L’association GED et logiciel d’archivage permet de garantir la valeur juridique des documents dans le temps.
Oui, les GED modernes, comme Doxtreem, sont interopérables avec les environnements Microsoft 365. Elles enrichissent les usages collaboratifs par des fonctions de gouvernance documentaire, traçabilité, automatisation et archivage.
Oui. Certaines solutions proposent une approche modulaire, avec des fonctions avancées (workflows, publication, conformité) qui permettent d’évoluer d’une GED classique vers une démarche ECM sans changer d’outil.
Une GED métier est conçue pour répondre à un processus métier spécifique (ex : factures fournisseurs, contrats RH). Une GED transverse est déployée à l’échelle de plusieurs services ou de l’organisation entière, avec des règles communes de gestion documentaire. Une GED transverse s’approche parfois d’une logique ECM.
La GED gère les documents actifs (en cours de traitement) alors que L’ECM gère tous les contenus de l’entreprise (documents, emails, formulaires, vidéos…). Enfin, le SAE/CFN assure la conservation à long terme et la valeur probatoire des documents. Ces solutions peuvent être complémentaires. Vous pouvez par exemple mettre en place une GED pour le traitement, un ECM pour l’orchestration transverse et un SAE pour l’archivage final.
Archivage électronique Processus de conservation sécurisée et pérenne de documents numériques, dans des conditions garantissant leur intégrité, leur accessibilité et leur valeur probatoire.
BPM (Business Process Management) Ensemble des méthodes et outils permettant de modéliser, automatiser, surveiller et optimiser les processus métier d’une organisation. Une GED ou un ECM peut s’appuyer sur un moteur BPM pour piloter les workflows documentaires.
CFN (Coffre-Fort Numérique) Solution sécurisée destinée à conserver des documents sensibles (ex : bulletins de paie, contrats, etc.) tout en assurant leur traçabilité, leur intégrité et leur confidentialité. Certaines sont certifiées pour garantir la valeur probatoire des documents.
CRM (Customer Relationship Management) Logiciel de gestion de la relation client. Il peut être interconnecté avec une GED ou un ECM pour alimenter ou exploiter les documents clients (contrats, devis, courriers, etc.).
DAM (Digital Asset Management) Système de gestion des ressources numériques non documentaires : photos, vidéos, fichiers multimédias, contenus web. Souvent intégré aux ECM pour gérer les contenus marketing ou communication.
DMS (Document Management System) Terme anglo-saxon équivalent à la GED (Gestion Électronique des Documents). Attention : certains l’utilisent pour désigner des GED plus simples que des ECM.
ECM (Enterprise Content Management) Approche globale et stratégique visant à gérer l’ensemble des contenus numériques d’une organisation (documents, emails, vidéos, formulaires, etc.) avec une logique de gouvernance, conformité, diffusion et automatisation.
ERP (Enterprise Resource Planning) Progiciel de gestion intégrée. Il peut échanger des flux avec une GED/ECM (bons de commande, factures, contrats, etc.).
GED (Gestion Électronique des Documents) Solution logicielle permettant de stocker, classer, indexer, rechercher, partager et faire valider des documents numériques. Elle peut être simple ou très évoluée selon les besoins.
Interopérabilité Capacité d’une solution à s’intégrer avec d’autres systèmes logiciels (ERP, SIRH, CRM, Microsoft 365, etc.) pour échanger des données et automatiser des flux documentaires.
LAD / RAD (Lecture Automatique de Documents / Reconnaissance Automatique de Documents) Technologies d’extraction automatique de données à partir de documents numériques ou scannés. Utilisées dans les GED ou ECM pour traiter des volumes importants de documents.
Portail documentaire Interface web permettant de diffuser de manière ciblée les documents ou contenus issus d’une GED ou d’un ECM (RH, qualité, clients, etc.).
Records Management Gestion structurée des documents à valeur probatoire ou engageante (contrats, pièces réglementaires, etc.), selon des règles de conservation, d’accès, de destruction ou de versement dans un SAE.
SAE (Système d’Archivage Électronique) Dispositif conforme aux exigences légales et normatives pour l’archivage à long terme des documents numériques. Il garantit leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur juridique.
Signature électronique Mécanisme permettant de signer un document numérique en garantissant l’identité du signataire et l’intégrité du document. Peut être simple, avancée ou qualifiée selon le niveau d’exigence (notamment eIDAS).
SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) Outil de gestion RH de l’entreprise. Une GED peut s’y connecter pour gérer les contrats, entretiens, bulletins ou pièces justificatives salariés.
Workflow documentaire Processus automatisé de circulation de documents au sein d’une organisation (ex : circuit de validation de factures, signature de contrats, etc.). Pilier central des GED et ECM.