Les entreprises produisent et manipulent chaque jour une quantité croissante de documents numériques : contrats, dossiers clients, factures, plans techniques, notes internes, emails, etc. Pour garder le contrôle, elles s’équipent de solutions de gestion électronique des documents (GED). Ces logiciels permettent de centraliser l’ensemble des informations. Elles garantissent leur sécurisation et simplifient leur circulation au sein des différents services.
Mais avant même de déployer une telle solution, une question se pose : quel mode d’hébergement choisir ? Faut-il privilégier une GED en mode SaaS, hébergée dans le cloud par un prestataire ou opter pour une GED on-premise, installée directement sur les serveurs de l’entreprise ?
Ce choix n’est pas anodin. Il impacte, en effet, directement vos coûts, la sécurité de vos données, la productivité de vos équipes ou encore la pérennité de votre système de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Chaque option présente des avantages, mais aussi des inconvénients, qu’il est essentiel d’anticiper.
Dans cet article, les experts Numen reviennent en détail sur les principales différences entre GED SaaS et GED on-premise, en analysant leurs points forts et leurs limites. Vous trouverez également des repères clairs pour déterminer quelle solution est la plus adaptée à vos besoins.
Pour faire le bon choix entre les différents types de GED, il est essentiel d’en comprendre les bases. Commençons donc par la définition de la GED SaaS. Nous verrons ensuite qu’est-ce qu’une GED on-premise.
La GED en mode SaaS repose sur un principe simple : au lieu d’installer le logiciel directement sur les serveurs internes de votre entreprise, la solution est hébergée dans un cloud et accessible en ligne. Concrètement, les documents et l’application sont stockés sur des datacenters sécurisés, situés en France ou en Europe, afin de respecter les réglementations locales comme le RGPD. L’éditeur ou le prestataire prend en charge l’infrastructure technique, ce qui vous libère de toute contrainte matérielle.
Avec une solution de GED SaaS, vous profitez :
Certaines plateformes vont encore plus loin. Elles intègrent des fonctions avancées d’automatisation des workflows documentaires, de signature électronique, d’indexation automatique via OCR pour traiter les documents scannés ou encore de gestion collaborative avec des connecteurs vers Microsoft Office, SharePoint ou des ERP.
Livre blanc - Décryptage. Les solutions logicielles GED
La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
La GED en mode on-premise suit un modèle plus traditionnel. La solution est installée directement sur les serveurs internes de l’entreprise (ou dans son datacenter privé). Vous conservez donc la main sur l’ensemble de l’infrastructure et sur vos référentiels documentaires. Contrairement aux solutions SaaS, les documents ne sont pas hébergés dans le cloud d’un prestataire, mais restent dans votre propre système documentaire.
Avec une GED on-premise, vous profitez :
Mais les caractéristiques même de la GED on-premise sont à l’origine de deux défis majeurs :
En pratique, les solutions on-premise séduisent surtout les grandes organisations, les administrations ou les entreprises qui manipulent des documents sensibles (santé, finance, défense). C’est également le cas de celles qui préfèrent assumer elles-mêmes la gestion des processus documentaires pour garder la main sur leur cycle de vie du document.
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Revenons maintenant en détail sur les différences entre la GED SaaS et la GED on-premise. Ces deux solutions répondent à des besoins différents et à des profils d’entreprises distincts. Pour vous aider à y voir clair, passons en revue les principaux critères de comparaison : coûts, sécurité, accessibilité, mises à jour, gestion des données et déploiement.
Le premier critère de différenciation est financier.
La GED SaaS repose sur des OPEX (dépenses opérationnelles). Vous payez un abonnement mensuel ou annuel, qui inclut l’hébergement, la maintenance, les mises à jour et parfois des services complémentaires comme l’archivage électronique, la gestion des workflows documentaires ou la signature électronique. Aucune dépense lourde liée à l’achat de serveurs, de licences logicielles ou d’infrastructures n’est nécessaire. Les coûts sont donc prévisibles et faciles à budgétiser. C’est évidemment un avantage important pour les PME et ETI qui cherchent bien souvent à optimiser leur trésorerie.
À l’inverse, la GED on-premise est basée sur les CAPEX (dépenses d’investissement). C’est à vous de financer l’acquisition des licences, des serveurs, des systèmes de sauvegarde et de sécurité, ainsi que le paramétrage technique de la solution. L’entreprise prend également en charge les coûts liés à la maintenance, à l’évolution des infrastructures et parfois à la numérisation et à l’archivage à long terme.
Par conséquent, une start-up ou une TPE optera plus facilement pour une GED SaaS afin de préserver sa capacité d’investissement. Une grande entreprise ou un ministère, déjà dotés d’un datacenter et d’une politique d’archivage, pourront absorber le coût initial d’une solution on-premise.
La sécurité documentaire est un critère essentiel, notamment dans les secteurs sensibles comme la santé, la finance, l’énergie ou encore l’administration publique.
Dans le cas d’une solution SaaS, les données sont externalisées vers un prestataire de confiance qui dispose des certifications nécessaires (ISO 27001, HDS, SecNumCloud). Les documents électroniques sont conservés sur des serveurs sécurisés, situés en France ou en Europe afin de respecter le RGPD. Enfin, le fournisseur met en place des mécanismes de chiffrement, de traçabilité et de redondance géographique. Ces précautions garantissent l’intégrité des données et la continuité de votre activité.
Avec une GED on-premise, l’entreprise garde le contrôle sur sa politique documentaire. Elle définit ses propres règles de gestion des droits d’accès, de conservation des documents, d’indexation et de stockage électronique. Mais cette maîtrise implique également une grande responsabilité. C’est à elle de mettre en place un plan de reprise d’activité (PRA), des correctifs de sécurité, les sauvegardes ou encore les référentiels. En clair, la GED on-premise implique une grande vigilance. Sans une DSI solide et un budget dédié à la sécurisation des processus de gestion documentaire, les conséquences pour votre entreprise peuvent être catastrophiques.
Le développement du télétravail ou encore la multiplication des sites de production oblige les entreprises à mettre en place des solutions performantes et facilement accessibles.
La GED SaaS est accessible partout, depuis n’importe quel appareil connecté. Elle facilite donc le travail collaboratif grâce à des interfaces web et mobiles intuitives. Les utilisateurs peuvent numériser, indexer et partager en temps réel différents types de documents (factures fournisseurs, contrats, courriers entrants) sans se soucier de la localisation géographique. L’efficacité repose toutefois sur la qualité de la connexion Internet.
La GED on-premise, de son côté, offre des performances optimales dans un environnement local, notamment pour traiter des documents bureautiques volumineux ou des fichiers techniques (CAO, PLM). L’accès à distance reste, toutefois, plus complexe à mettre en place. Elle nécessite souvent l’ajout de solutions comme un VPN ou un tunnel sécurisé.
Par conséquent, une société de conseil avec des collaborateurs en déplacement privilégiera naturellement une GED SaaS. En revanche, une entreprise industrielle, dont les flux documentaires restent concentrés sur un seul site, conserve le choix entre GED SaaS et GED on-premise.
Les mises à jour logicielles assurent la pérennité et la sécurité de votre système de gestion électronique de documents.
Dans le cas d’une GED SaaS, elles sont automatiques et effectuées par l’éditeur sans interruption de service. Votre solution reste ainsi toujours à jour et évolutive, avec l’intégration régulière de nouvelles fonctionnalités : automatisation de workflows, connecteurs vers SharePoint ou Office 365, amélioration de la recherche plein texte, etc.
Avec une GED on-premise, en revanche, les mises à jour doivent être planifiées et réalisées en interne. Ces opérations mobilisent des ressources et génèrent parfois des interruptions de service. Il existe, en parallèle, un risque d’obsolescence partielle si les mises à jour sont repoussées par manque de budget ou de disponibilité des équipes.
Toutes les entreprises cherchent à maîtriser l’information qui circule au sein de leurs différents services.
Avec une GED SaaS, les données sont hébergées chez le fournisseur externe. C’est lui qui met en place un archivage numérique redondant, une gestion des versions et une sécurisation avancée des données. Certaines solutions intègrent même un coffre-fort numérique pour les documents sensibles, afin de garantir leur valeur probante. Ces solutions peuvent, toutefois, soulever des interrogations sur la localisation et la gouvernance des données, surtout si elles sont hébergées hors d’Europe.
La GED on-premise à l’inverse, permet de conserver toutes les données sur un seul site, dans un référentiel documentaire interne. Cette configuration séduit particulièrement les secteurs réglementés ou les institutions qui souhaitent dématérialiser leurs processus métier tout en gardant un contrôle total sur leur base documentaire, leur politique d’archivage et leur cycle de vie des documents.
Une banque centrale préférera, par exemple, archiver ses données en interne pour des raisons de souveraineté. Une PME du secteur tertiaire, soumise à moins de contraintes, optera plus volontiers pour une solution SaaS afin de simplifier sa gestion documentaire.
La rapidité de mise en œuvre constitue un autre critère important. La GED SaaS est prête à l’emploi et peut être déployée en quelques jours seulement. Elle permet d’automatiser rapidement le traitement de documents entrants, la numérisation de factures fournisseurs, l’indexation et la diffusion collaborative de contenus.
Le déploiement d’une GED on-premise est beaucoup plus long. Son installation suppose la configuration des serveurs ainsi que des phases de tests. Le paramétrage doit tenir compte de l’organisation documentaire existante, des différents processus métiers et des contraintes réglementaires. En fonction de la complexité du projet, la mise en production peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Critère
GED SaaS
GED On-Premise
Coûts initiaux
Faibles : abonnement mensuel ou annuel, aucun serveur à acheter.
Élevés : licences logicielles, serveurs, infrastructure réseau et stockage à financer dès le départ.
Coûts d’exploitation
Prévisibles : l’abonnement inclut hébergement, maintenance, mises à jour et support technique.
Variables : frais de maintenance, mises à jour, sauvegardes et support IT, souvent difficiles à anticiper.
Sécurité
Externalisée mais certifiée : normes ISO 27001, chiffrement, hébergement en Europe conforme RGPD.
Contrôle total mais à la charge de l’entreprise : PRA, correctifs de sécurité, monitoring 24/7 gérés en interne.
Accessibilité
Excellente : accès depuis n’importe où (multi-sites, télétravail, mobilité).
Limitée : accès performant en local, mais accès à distance complexe (VPN, tunnels sécurisés).
Mises à jour
Automatiques, sans interruption de service, toujours à jour.
À planifier : mobilise les équipes SI, risque de versions obsolètes si non priorisé.
Maîtrise des données
Données hébergées chez le fournisseur, avec redondance et sauvegardes.
Données stockées et gérées en interne, souveraineté maximale sur leur localisation.
Déploiement
Rapide et simplifié : solution prête à l’emploi en quelques jours.
Long et complexe : installation, configuration et tests pouvant durer plusieurs semaines.
Le choix entre une GED SaaS et une GED on-premise dépend avant tout de vos priorités. Si vous recherchez une solution flexible, simple à déployer et à gérer, la GED SaaS s’impose. À l’inverse, si vos enjeux portent sur la souveraineté des données, le contrôle total de l’infrastructure et la personnalisation, un modèle on-premise reste une option à considérer. Gardez toutefois à en tête que celle-ci sera, malgré tout, exigeante en termes de ressources internes.
Dans les deux cas, l’important est de choisir une solution de gestion documentaire qui réponde à vos exigences métiers, à vos contraintes réglementaires et à vos capacités techniques.
Chez Numen, nous accompagnons les entreprises dans leur transformation digitale avec Doxtreem, une solution GED nativement en mode SaaS, sécurisée, hébergée en France et conforme au RGPD. Vous bénéficiez ainsi d’une technologie performante et évolutive, pour répondre à vos enjeux spécifiques.
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C'est une GED utilisable directement en ligne (avec une simple connexion internet), sans installation locale (sur l’ordinateur). Elle est maintenue et hébergée par un prestataire (éditeur du logiciel).
Non, les éditeurs de logiciel SaaS sérieux utilisent des normes de sécurité avancées et offrent souvent plus de garanties qu'une solution interne mal supervisée. Vérifiez les certifications de votre prestataire avant de lancer votre projet.
Oui, via des projets de migration progressive. Cela suppose un audit, une exportation des données et une reprise des droits et workflows.
Oui, à condition qu'elle soit hébergée en Europe, que les données soient chiffrées et que le fournisseur garantisse la conformité juridique.
Cela dépend, entre autres, du nombre d’utilisateurs, des modules activés, du volume documentaire et du support.
Pas directement, mais certains systèmes proposent une synchronisation locale ou un accès en lecture pour certains documents.