Au moment de lancer un projet visant à améliorer la gestion documentaire, une question se pose : combien coûte une GED ? À première vue, la réponse paraît simple. On imagine souvent qu’il s’agit seulement de vérifier le prix affiché sur la plaquette commerciale d’un prestataire. Mais en réalité, déterminer le coût d’une solution de gestion des documents électroniques est une opération bien plus complexe. En effet, un tel projet mobilise du temps, des ressources et des compétences. L’investissement qui en découle s’inscrit, par ailleurs, dans la durée. En d’autres termes, pour connaître le coût réel de votre GED, vous devez vous intéresser à son coût total de possession, aussi appelé TOC.
Pour faire simple, il s’agit de se demander combien va coûter la solution non seulement à l’achat, mais aussi dans la durée ? Quels sont les coûts visibles et ceux qui le sont moins ? Et surtout, quels bénéfices concrets l’entreprise va-t-elle en retirer ? C’est cette vision globale qui permet d’éviter les mauvaises surprises et d’anticiper le retour sur investissement de votre solution GED. Sans cette approche, un outil de gestion électronique des documents, apparemment peu cher à l’entrée, peut se révéler, sur trois ou cinq ans, bien plus coûteux que prévu.
Dans cet article, les experts Numen vous aident à démystifier les coûts d’une solution GED, à comprendre ce qui influence son prix, à repérer les pièges à éviter et à faire les bons choix selon vos besoins.
Lorsqu’une entreprise envisage le déploiement d’une GED, elle identifie facilement le prix des licences ou des abonnements. Dans le cadre d’une GED SaaS, il s’agit d’un tarif par utilisateur et par mois. Si la solution GED est on-premise, l’entreprise doit acheter une licence logicielle et prévoir les infrastructures associées.
Mais cette vision est réductrice. Elle ne représente, en effet, qu’une partie du budget nécessaire au déploiement d’une solution de gestion des documents électroniques.
Les frais de mise en œuvre, l’intégration avec le système d’information et la migration de documents papiers numérisés impliquent également des coûts. Et ces derniers ne sont pas toujours visibles au premier coup d’œil.
Même remarque concernant la maintenance de la GED et les mises à jour nécessaires pour répondre aux évolutions technologiques et réglementaires. En mode SaaS, celles-ci sont incluses dans l’abonnement. En revanche, si vous optez pour une solution on-premise, vous devrez prévoir, chaque année, un budget GED supplémentaire de 15 à 20 % du prix du logiciel.
Enfin, n’oubliez de prendre en compte toutes les dépenses relatives aux actions mises en place au sein de votre entreprise afin de faciliter la conduite du changement. Une GED qui est mal utilisée (voire pas du tout) par vos collaborateurs n’a aucun intérêt. Il est donc nécessaire de les former lors du déploiement de la solution puis de les accompagner au quotidien, grâce à un support adapté, afin de faciliter l’adoption de l’outil. Tout cela représente un coût à ne surtout pas négliger.
En résumé, le TOC tient compte :
Se concentrer sur le prix d’appel d’une GED est une erreur fréquente. Ce chiffre ne détermine pas la pertinence de votre projet. On ne le répètera jamais assez : le véritable indicateur reste le TOC (ou Total Cost of Ownership en anglais). Lui seul vous donne une vision réaliste du montant de votre investissement sur le long terme. C’est aussi la seule manière de comparer les offres disponibles sur le marché. Une solution qui paraît chère au départ peut s’avérer plus économique dans la durée si elle évolue en fonction des besoins de l’entreprise, évite les développements spécifiques et réduit les charges de maintenance.
En fonction de la taille et du niveau de maturité de votre entreprise, vous n'allez pas choisir le même type de GED. Une petite entreprise de moins de vingt salariés n’a pas les mêmes besoins qu’une multinationale multi-sites opérant dans un secteur très réglementé. Et ces différences en termes de besoin expliquent les écarts de prix constatés sur le marché. Examinons ensemble trois grands types de projet GED et les coûts qui en découlent.
Les TPE et les petites PME veulent principalement centraliser leurs documents afin de pouvoir les retrouver facilement et les partager. Elles ne cherchent pas une automatisation des processus. La GED joue donc seulement un rôle d’armoire numérique.
La GED en mode SaaS packagée est bien adaptée à ce type de projet. Elle propose un espace de stockage sécurisé avec une indexation manuelle, un moteur de recherche et une gestion simple des droits d’accès. Aucun accompagnement spécifique n’est proposé.
Les fonctionnalités sont très basiques et l’investissement nécessaire reste donc limité. Ce type de solutions coûte en moyenne entre 600 et 2 000 euros par an selon les volumes ou autour de 15 à 25 euros par utilisateur et par mois.
À première vue, la GED packagée apparaît comme particulièrement attractive d’un point de vue financier. Mais en pratique, ces solutions standardisées, aux fonctionnalités réduites, présentent de nombreuses limites. Pas de workflow documentaire, pas d’OCR pour reconnaître automatiquement le contenu des courriers entrants ou des factures fournisseurs, pas d’intégration avec un ERP ou un CRM. C’est donc une GED d’entrée de gamme qui vous permet de réaliser un classement basique de vos documents électroniques. Elle deviendra toutefois largement insuffisante dès que vos processus métier deviendront plus complexes.
Bien souvent, les PME de plus de vingt salariés cherchent à automatiser leurs flux documentaires et à interfacer leur GED avec plusieurs services (ressources humaines, comptabilité, qualité, administration des ventes, etc.). Elles ont donc besoin de nouvelles fonctionnalités GED comme les modules de capture de documents automatique, des circuits de validation, des connecteurs vers son ERP ou son CRM ou encore une interface collaborative pour le partage des documents. La solution ne doit pas seulement stocker des documents pour organiser le travail quotidien. Son rôle consiste également à optimiser les processus métiers de l’entreprise. Et bien évidemment, le prix de la solution s’en ressent.
Dans ce cas de figure, les entreprises ont le choix entre des GED SaaS ou on-premise, avec un accompagnement projet, comme c’est le cas avec Doxtreem, la solution Numen.
L’abonnement SaaS coûte entre 5 000 et 35 000 euros par an en moyenne. À cela s’ajoutent les services liés au projet (cadrage, paramétrage, formation et intégration) dont le prix varie entre 3 000 et 15 000 euros.
L’investissement nécessaire au déploiement d’une GED modulaire est donc plus conséquent, mais la valeur ajoutée de ce type de solution est réelle. Elles améliorent sensiblement la productivité de vos équipes. Elles renforcent aussi la conformité de votre entreprise, notamment en matière d’archivage des documents et de RGPD. Elles sont également capables d’évoluer en fonction de vos besoins. Enfin, ces solutions s’accompagnent toujours d’un support éditeur ou d’un intégrateur dédié.
Ce type de GED s'adresse principalement aux PME ayant déjà des processus bien établis qui souhaitent digitaliser leur fonctionnement de façon pérenne et sécurisée.
Lorsqu’il y a plus de cents utilisateurs, que les sites sont multiples et/ou que les contraintes réglementaires sont fortes, le projet change d’échelle. L’entreprise a alors besoin de fonctionnalités avancées comprenant notamment :
Une GED modulaire, comme Doxtreem, déployée en SaaS ou on-premise avec une forte personnalisation et un accompagnement projet complet est indispensable. Le coût de ce type de solution de gestion documentaire est, en toute logique, bien plus élevé que celui des GED exposées précédemment. Prévoyez un budget global compris entre 20 000 et 150 000 euros pour une mise en œuvre complète. L’abonnement SaaS se situe entre 15 000 et 60 000 euros par an, selon la volumétrie, le nombre d’utilisateurs et les modules activés. En on-premise, il sera nécessaire d’ajouter le coût de la maintenance annuelle, souvent comprise entre 15 et 20 % du prix initial de la solution.
À ce prix, vous profiterez d’un audit approfondi des processus existants avec un plan de classement sur-mesure, de développements de connecteurs spécifiques, d’une formation des administrateurs et des utilisateurs, ainsi qu’un support dédié.
Cet investissement peut paraître lourd à première vue. Il est pourtant indispensable pour les entreprises dont les processus métiers sont complexes. Et évidemment pour celles qui considèrent la gestion documentaire comme un enjeu stratégique. Attention, une organisation IT suffisamment structurée est nécessaire pour assurer le bon déploiement de ce type de GED.
Livre blanc - Décryptage. Les solutions logicielles GED
La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
Le prix d’une GED dépend avant tout du nombre d’utilisateurs et de leurs profils. Un collaborateur qui a seulement besoin de consulter des documents (lire, télécharger, imprimer) n’a pas besoin d’une licence complète. Ce type d’accès est souvent moins cher, voire gratuit chez certains éditeurs. En revanche, les utilisateurs qui doivent créer, modifier, classer, indexer ou valider des documents ont besoin de licences plus complètes et donc plus coûteuses.
Le prix d’une GED dépend également du volume de documents à stocker et de leur nature. Plus le nombre de documents augmente, plus la solution doit offrir une capacité de stockage de documents et des ressources importantes pour les gérer électroniquement. Cette exigence supplémentaire se traduit logiquement par une hausse du coût.
Par ailleurs, certaines entreprises doivent stocker des fichiers particulièrement lourds comme des plans techniques (COA), des vidéos ou des images HD. Contrairement à de simples textes ou PDF, ces contenus exigent davantage d’espace, parfois des serveurs spécialisés, voire des solutions de compression ou d’archivage spécifiques. Cela contribue naturellement à faire grimper le coût global de la GED.
Les fonctionnalités activées constituent le troisième élément qui peut faire varier le budget de votre GED. Une solution basique permet seulement de stocker des documents et de rechercher des informations. Dès que l’on ajoute un module de workflow, de LAD/RAD ou un portail extranet, la facture s’alourdit.
Le mode de déploiement a également un impact majeur sur le coût de votre projet. Une GED en SaaS s’avère souvent plus abordable, avec un budget facile à anticiper. À l’inverse, une solution on-premise nécessite un investissement initial conséquent et peut réserver quelques mauvaises surprises en cours de route.
Enfin, le degré de personnalisation pèse directement sur la facture finale. Une GED standard. Une GED standard packagée coûte bien moins cher qu’une solution sur mesure, intégrée à plusieurs ERP et déployée à l’international.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur les critères pour bien choisir sa GED.
Le retour sur investissement d’une GED (ROI) se mesure à plusieurs niveaux et dépasse la seule réduction des coûts en matière de gestion documentaire.
Le premier bénéfice est immédiat avec une hausse marquée de la productivité des équipes. Une étude IDC estime qu’un collaborateur consacre en moyenne 20 % de son temps à chercher de l’information. En centralisant et en indexant les documents, une GED réduit ce temps de moitié. Concrètement, cela représente plusieurs dizaines d’heures économisées par an et par salarié. Pour une PME de cinquante employés, le gain se chiffre en milliers d’euros.
La GED évite également un certain nombre d’erreurs, parfois coûteuses, liées aux doublons, aux documents obsolètes ou aux versions contradictoires.
Viennent ensuite les économies liées aux supports non numériques. L’impression et l’archivage des documents papier pèsent lourd dans le budget des entreprises. La numérisation et l’archivage électronique réduisent de 50 à 80 % ces dépenses, selon la volumétrie. Les locaux utilisés pour stocker des archives peuvent être libérés pour d’autres usages. Les coûts relatifs à la destruction des documents papiers diminuent également.
Le ROI d’une GED se mesure aussi en termes de conformité et de traçabilité alors même que les exigences réglementaires sont de plus en plus strictes. En cas de contrôle ou de litige, vous êtes en mesure de fournir les preuves nécessaires, rapidement. La GED réduit donc les risques juridiques et donne une image positive de votre entreprise.
Enfin, les bénéfices se ressentent sur l’organisation interne et la relation client. Un processus documentaire efficace améliore l’expérience des collaborateurs. Ils ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Dans le même temps, ils sont en mesure de répondre plus rapidement aux clients et leur transmettre les bonnes informations.
Certaines entreprises ont rapidement constaté ces différents bénéfices. Chez Wallenborn, la mise en place de la capture automatique des factures a permis de diviser par deux le temps de traitement. Moins d’erreurs, moins de saisies manuelles et surtout des équipes qui peuvent se concentrer sur l’analyse plutôt que sur la paperasse. Du côté de Tisséo, l’enjeu était aussi réglementaire. La GED a permis une traçabilité complète et une meilleure circulation de l’information.
En moyenne, un projet GED s’amortit sur trois à cinq ans. Mais en réalité, une solution moderne et bien déployée continue de générer de la valeur dans le temps. Elle s’adapte, en effet, aux besoins de l’entreprise, en intégrant de nouvelles fonctionnalités.
Pour choisir votre GED, il ne vous suffit pas de sélectionner un prix sur un catalogue. Ce projet engage votre entreprise sur pour plusieurs années. Il faut donc prendre le temps de réaliser un diagnostic de ses besoins afin de sélectionner la solution la plus adaptée à votre budget.
Ce travail préparatoire vous évite de payer pour des fonctionnalités inutiles ou, au contraire, de choisir une GED qui ne serait pas à la hauteur de vos besoins.
Avant d’aller plus loin, découvrez les 5 questions à se poser pour choisir votre GED.
Une fois ce cadrage réalisé, vous pouvez comparer les offres des éditeurs. Surtout, gardez en tête ce que nous avons dit précédemment. Raisonner uniquement en termes de prix d’appel est une erreur.
Seul le calcul du TOC permet de comparer objectivement deux offres de GED. Une solution SaaS à 20 € par utilisateur peut paraître attractive. Mais si elle nécessite de nombreux développements spécifiques ou si le stockage est payant, elle peut revenir plus cher qu’une solution plus complète dès le départ. À l’inverse, une licence on-premise peut sembler coûteuse à l’achat, mais si votre entreprise dispose déjà des infrastructures, le coût réel peut être inférieur sur la durée.
Par ailleurs, au moment de l’évaluation, tenez compte d’un certain nombre de critères.
La qualité du support est un des plus importants. Avec un interlocuteur unique et surtout réactif, vous avez bien plus de chance de réussir votre projet GED. Un prestataire expérimenté comme Numen ne va pas seulement installer un logiciel. Sa mission est bien plus vaste. Il vous aide à définir votre plan de classement, prépare vos équipes au changement et suit le projet sur le long terme.
La capacité d’évolution du logiciel de GED est un critère tout aussi essentiel. Il doit pouvoir grandir avec votre entreprise en intégrant, par exemple, de nouveaux modules ou de nouveaux connecteurs, sans remettre en cause votre système.
Enfin, vérifiez l’interopérabilité de la GED avec les outils déjà en place dans votre entreprise comme l’ERP, le CRM, le SIRH, l’intranet, etc. Cette fonctionnalité est indispensable pour assurer le bon fonctionnement de vos processus métiers et éviter les silos numériques.
La solution d’un prestataire GED vous intéresse ? Pensez maintenant à demander une démonstration ou un POC (proof of concept).
C’est l’occasion de vérifier que l’ergonomie correspond bien à vos pratiques, que vos processus métiers s’intègrent bien, etc. Un POC permet souvent de révéler des éléments qui ne ressortent pas dans une présentation commerciale.
Le coût d’une GED ne se réduit donc pas au prix d’une licence ou d’un abonnement. Il englobe l’ensemble du projet : mise en place, formation, support, stockage, évolutions, personnalisation. Les ordres de grandeur sont clairs. Quelques centaines d’euros par an pour une TPE. Plusieurs milliers pour une PME structurée. Plusieurs dizaines de milliers pour une ETI ou un grand compte. Mais au-delà des chiffres, c’est le retour sur investissement qui doit guider votre décision. Le véritable enjeu est donc de poser les bonnes questions et de comparer ce qui est comparable. Avec l’appui d’un partenaire comme Numen, vous êtes sûre de faire le bon choix.
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Le budget se situe généralement entre 5 000 et 35 000 euros par an. Tout dépend du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités activées et du volume de documents gérés. Des frais de mise en place s’ajoutent souvent, pour le paramétrage et la formation.
Absolument ! En réduisant le temps passé à chercher des documents, en diminuant les coûts d’impression et de stockage et en améliorant la conformité, la GED assure un retour sur investissement rapide.
La formation des utilisateurs, la conduite du changement, l’intégration avec le SI et le support doivent être anticipés. Ils peuvent représenter une part importante du budget si on ne les inclut pas dès le départ.
Le SaaS repose sur un abonnement avec maintenance et mises à jour incluses. L’on-premise demande un gros investissement initial mais peut être plus économique sur le long terme pour certaines grandes organisations.
Des solutions open source existent, mais elles exigent des compétences techniques et n’offrent pas de garanties en matière de conformité ou de support. Pour un usage professionnel, une solution encadrée est toujours à privilégier.
La démarche consiste à définir ses besoins, choisir un mode de déploiement et demander une évaluation auprès d’un éditeur ou d’un intégrateur. Chez Numen, nous proposons un accompagnement sur mesure, de l’analyse des besoins jusqu’à la mise en œuvre complète.