7 étapes clés pour déployer son logiciel de GED

Vous envisagez de mettre en place une Gestion Électronique des Documents (GED) dans votre entreprise ? Le succès de votre projet repose avant tout sur une méthode : définir les besoins métier, analyser l’existant, structurer le plan de classement, accompagner le changement, etc. Une GED peut transformer la manière dont vos équipes travaillent et collaborent. Mais, un projet mal préparé peut vite devenir complexe, coûteux ou sous-utilisé. L’objectif est donc clair : avancer avec une feuille de route simple et cohérente. Vous souhaitez connaître les 7 étapes clés pour déployer votre logiciel de GED et réussir votre projet ? Suivez le guide Numen.

Étape 1 : cadrer vos besoins métiers  

C’est la base de tout projet GED. Avant de choisir une solution, il faut d’abord comprendre comment votre organisation travaille aujourd’hui et quels sont ses besoins. 

Gardez en tête qu’une GED n’est efficace que si elle répond à des besoins précis, réels, et alignés avec vos objectifs métiers. Dans le cas contraire, c’est une perte de temps et d’argent. 

Alors comment s’y prendre pour identifier les besoins de ses équipes sur le terrain ?  La première chose à faire est d’identifier toutes les directions qui seront concernées par le projet. Il peut s’agir des RH, de la Finance, de la DSI, du Juridique, du département commercial, production, achats, etc. Vous devez ensuite évaluer les besoins de chacune d’entre elles en termes de gestion documentaire. 

Voici pour chaque service et chaque type de documents, quelques exemples d’utilisation de la GED. 

Ce cadrage est déterminant. Pour le réaliser, voici quelques questions clés :

• Qui doit accéder au même document ?
• Faut-il un circuit de validation multi-niveaux ?
• Les données doivent-elles être chiffrées ou limitées à certains profils ?
• Y a-t-il des besoins d’archivage réglementaire, de traçabilité ou d’historisation des versions ?

L’objectif final est de formaliser des attentes claires liées au déploiement de votre GED. Votre objectif est-il de gagner en productivité, de réduire les erreurs, d’améliorer la collaboration interservices, de sécuriser l’accès aux données, de renforcer la conformité ISO / RGPD, tout ça à la fois ? 

Étape 2 : auditer l’existant pour tout poser à plat

Avant de numériser, dématérialiser ou migrer quoi que ce soit, il faut auditer ce qui existe aujourd’hui au sein de votre entreprise. Cette phase permet d’éviter de transposer des dysfonctionnements dans votre futur système de gestion documentaire.

Votre audit documentaire doit s’appuyer sur une analyse de l’existant. L’objectif est de savoir ce que vous avez, où cela se trouve, sous quelle forme et pendant combien de temps sont conservés vos documents. 

Pour cela, il faut examiner plusieurs éléments :

• Les documents papier et les documents électroniques : identifiez tout ce qui circule au sein de votre entreprise (factures, contrats, plans, courriers entrants, e-mails, documents bureautiques ou fichiers scannés).
• Le classement actuel des ressources documentaires: où sont stockés vos documents aujourd’hui ? Armoires physiques, dossiers réseau, SharePoint, intranet, ERP, boîtes mail ? Cette cartographie est indispensable pour prévoir la centralisation et la création d’un référentiel unique.
• Les volumes à numériser et le cycle de vie des documents : combien de documents papier doivent être scannés ? Combien doivent être archivés, conservés ou supprimés après un certain délai ? Ces informations vous permettront d’automatiser votre gestion documentaire.
• Les obligations légales et la conformité (RGPD, archivage probatoire, politique de conservation) : ce point vise à assurer la traçabilité, la conservation et la pérennité des documents dématérialisés.
• Les outils et les logiciels actuels utilisés par les équipes dans chaque service concerné (Excel, Drive, ERP, Open Bee, Maarch, Pulsar, Elo Digital Office ou autres solutions bureautiques).

Cette étape sert aussi à identifier les obstacles qui ralentissent la gestion documentaire quotidienne au sein de votre entreprise. C’est à ce moment là que l’on repère :  

• les doublons ;
• les versions multiples d’un même fichier ; 
• les tâches manuelles répétitives (renommer, classer, envoyer, relancer) ; 
• ou encore les circuits de validation trop longs et difficiles à suivre. 

Cet audit révèle ce qui fonctionne, mais surtout ce qui vous fait perdre du temps. La GED doit venir corriger ces problèmes. Elle ne surtout pas les reproduire sous forme numérique. 

Étape 3 : choisir la bonne solution GED et son mode d’hébergement

Maintenant que vous avez fait le bilan de la situation et de vos besoins, place au choix d’un logiciel de GED. Cette étape est évidemment décisive. Voici comment procéder. 

Commencez d’abord par lister les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise : 

• OCR pour indexer les documents scannés ;
• moteur de recherche en plein texte ;
• workflow documentaire ; 
• signature électronique ; 
• automatisation des processus ; 
• gestion des versions ; 
• référentiel documentaire ; 
• droits d’accès par rôle ; 
• etc. 

Pensez également au futur. Vous devez anticiper vos besoins dans l'avenir afin de choisir une GED qui puisse évoluer avec votre entreprise. 

Choisissez ensuite votre mode d’hébergement. Voici un tableau récapitulatif des différences entre la GED en SaaS et la GED on-premise pour vous guider. 

Une solution SaaS est idéale pour un déploiement rapide et un usage collaboratif multi-sites. La GED on-premise convient aux entreprises qui souhaitent garder la main sur leurs données à condition de disposer des infrastructures et des ressources nécessaires en interne. 

Pour en savoir plus sur cette question, lisez notre article sur la différence entre la GED SaaS et la GED on-premise. 

Vérifiez ensuite que la solution choisie répond bien aux exigences de conformité et de sécurité (archivage probatoire, RGPD, politique de conservation, traçabilité des actions, gestion des droits d’accès, sécurisation des documents, journalisation des modifications). Une bonne GED doit garantir la pérennité des documents électroniques et leur valeur probante dans le temps.

Autre étape indispensable : tester l’intégration au système d’information. C’est ce qui permettra à la solution de dialoguer avec vos outils existants. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des connecteurs ERP, CRM, PLM, WebDAV, API REST ou encore des modules de dématérialisation, de stockage électronique ou d’archivage numérique type SAE ou Records Management.

Étape 4 : construire le plan de classement et intégrer les métadonnées

Ici, on touche au cœur du système documentaire. Sans organisation, même la meilleure solution de gestion documentaire devient un nouveau silo. L’objectif est donc de classer et d’indexer correctement vos documents pour les retrouver facilement. 

Pour cela, il est nécessaire :  

• de définir une arborescence claire et intuitive : classez, par exemple, les documents par service, par projet, par client, par type de document, etc. L’utilisateur doit pouvoir retrouver un document même sans connaître son nom exact.
• de déterminer les métadonnées incontournables (date, auteur, version, statut, périmètre, client, fournisseur, niveau de confidentialité). Ce sont elles qui permettent l’indexation, la recherche plein texte et l’automatisation.
• d’établir une politique de conservation et d’archivage électronique : certains documents (factures fournisseurs, dossiers clients, contrats) doivent être conservés légalement pendant plusieurs années. D’autres peuvent être supprimés via un cycle automatisé. Rappelez vous que l’automatisation réduit les erreurs, limite le stockage inutile et à terme, réduit vos coûts.  
• de gérer les droits d’accès (gestion de la confidentialité) en fonction des rôles, du service, du projet, du statut, etc. Votre objectif doit être de sécuriser le contenu sans bloquer le travail collaboratif.

Étape 5 : déployer la GED progressivement et accompagner le changement

Lancez une phase pilote sur un périmètre réduit, par exemple sur les factures fournisseurs, les contrats ou un service RH. Cette étape vous permet de tester la solution en conditions réelles sans mobiliser toute votre entreprise. Vous pouvez ainsi observer comment est utiliser la GED et quels sont les blocages. Ces constatations vous permettent ensuite d’ajuster les workflows, les droits d’accès, le plan de classement, etc. 

Une fois le processus optimisé et validé sur ce périmètre réduit, vous pouvez lancer un déploiement à grande échelle de votre GED. 

Mais attention, la dématérialisation ne fonctionne que si vos équipes participent activement à votre projet et adoptent la solution. Une bonne conduite du changement est donc indispensable. Elle évite les résistances internes et accélère la maîtrise documentaire. Il est donc indispensables : 

• de former vos équipes (tutoriels, vidéos, mini-guides, démo interne, etc.) ;
• de mettre en place un espace support (FAQ, fiches réflexes, webinaires courts) ;
• de nommer des ambassadeurs GED pour répondre aux questions et lever les freins

Étape 6 : intégrer la GED au système d’information

Une solution qui fonctionne en parallèle du reste de vos outils n’a aucun intérêt.  L’objectif est que votre GED s’intègre naturellement dans vos pratiques quotidiennes, sans contraintes majeures.

Cette intégration peut se matérialiser de différentes manières :

• Connexion aux outils métier (ERP / CRM / RH) : les documents créés dans vos applications (contrats, factures, bons de commande, dossiers clients) peuvent être automatiquement versés dans la GED. Plus besoin d’exporter, de renommer, puis de reclasser. 
• Automatisation de la capture des courriers, des factures et des emails : au lieu de déposer manuellement chaque document dans le bon dossier, la GED récupère les pièces reçues, les classe automatiquement selon vos règles, puis les distribue dans le bon processus métier. 
• activation de l’OCR pour rendre les scans exploitables : les documents papier scannés deviennent des contenus indexés (lecture plein texte), ce qui permet de les rechercher par mot clé, par date ou par typologie. 
• mise en place de workflows intelligents : la GED envoie automatiquement les documents au bon acteur, le notifie en cas de retard ou encore procède à l’archivage.
• synchronisation avec l’intranet, par exemple : les documents restent accessibles via les outils déjà utilisés au quotidien. Les utilisateurs n’ont donc pas besoin de changer leurs habitudes de travail. 

Étape 7 : mise en production et évolutions de la solution

La mise en production ne signifie pas que le projet GED est terminé. Elle marque au contraire le début de la vie opérationnelle de votre solution. Les résultats que vous obtiendrez dépendent de la façon dont vous ferez vivre votre outil au sein de votre organisation.

Pour garantir la pérennité de votre système de gestion documentaire, plusieurs actions doivent donc être planifiées.

Mettre en place un support utilisateur clair et facilement accessible

Sans accompagnement, il existe un risque réel que vos collaborateurs n’utilisent pas ou peu la solution. Prévoyez un point de contact identifié (interne ou éditeur), une base de connaissances, des tutoriels courts, un espace FAQ et/ou un chat support pour résoudre rapidement les obstacles.

Si vous avez suivi notre plan pour déployer votre GED, ce support aura normalement déjà été mis en place à l’étape 5.

Suivre l’adoption grâce à des indicateurs concrets (KPI)

Quelques métriques sont très utiles pour mesurer l’usage réel de la GED :

• taux de connexion des utilisateurs ;
• temps moyen pour retrouver un document ;
• nombre de workflows actifs ;
• volume de documents déposés, archivés ou purgés ;
• taux de satisfaction des équipes ; 
• etc. 

Ces données vous aideront à identifier ce qui fonctionne bien et à ajuster ce qui doit l’être.

Faire évoluer la solution GED dans le temps

Ajoutez de nouvelles fonctionnalités lorsque le besoin se présente (signature électronique, SAE / Records Management, automatisation avancée (OCR, LAD/RAD), gestion des contrats, PLM, formulaires métiers, etc.). 

De la même manière, pensez à faire évoluer la politique d’archivage et le paramétrage (volumes de données, règles légales, droits d’accès, cycles de vie documentaires, durée de conservation, règles de purge, etc.). 

Un projet GED bien mené améliore immédiatement la productivité de vos collaborateurs. Mais pour profiter pleinement du potentiel de la gestion électronique des documents, une méthode structurée est nécessaire. 

Numen accompagne les organisations publiques et privées dans la dématérialisation et la numérisation de leurs processus. Elle s’appuie notamment sur Doxtreem, une plateforme GED complète, collaborative, évolutive et parfaitement sécurisée pour gérer et archiver vos documents.

Vous souhaitez mettre en place une GED dans votre entreprise ? Demandez une démonstration, un cadrage projet ou contactez les équipes Numen pour en savoir plus.