La gestion de l’information représente un défi quotidien pour votre entreprise ? Toutes les organisations y sont aujourd’hui confrontées. Les volumes de documents explosent, les réglementations se multiplient et le travail hybride complexifie encore plus la circulation de l’information. Dans ce contexte, la mise en place d’un logiciel de gestion documentaire s’avère indispensable afin d’optimiser la dématérialisation de l’ensemble de vos documents. Mais face à une offre pléthorique, quelle solution GED choisir pour votre entreprise en 2026 ? Découvrez le guide complet rédigé par les experts Numen.
Emails, contrats, factures, bulletins de paie, notes internes, plans techniques, chaque jour, vos collaborateurs produisent et échangent des centaines de documents. Ces informations sont utiles, souvent même indispensables au développement de votre activité. Mais que se passe-t-il lorsque leur organisation est chaotique ? Vos équipes perdent un temps considérable à rechercher un document numérique. Vous êtes confrontés à des doublons ou à des données erronées. Certaines décisions sont prises sur la base de documents incomplets, voire obsolètes. En résumé, l’information se transforme en frein pour votre entreprise.
La mise en place d’un système de gestion électronique des documents est la solution. Elle centralise et organise l’ensemble de vos documents, garantit leur accessibilité, même dans un contexte de travail hybride où les collaborateurs se connectent depuis différents lieux et supports.
La sécurité des données est un autre apport majeur d’une solution GED. Les cyberattaques envers les entreprises se multiplient et touchent désormais toutes les organisations, sans distinction de taille ou de secteur. Un simple email piégé peut bloquer l’accès à vos serveurs et paralyser votre activité. Pour protéger vos informations, une GED moderne intègre des mécanismes de sécurité avancés (chiffrement des données, gestion fine des habilitations, traçabilité des actions et sauvegardes régulières). Votre solution devient ainsi un véritable rempart contre les intrusions et les actes de malveillance.
Une solution GED répond aussi à un autre enjeu majeur : la conformité réglementaire. Le RGPD impose une traçabilité stricte des données et un contrôle rigoureux des accès. La généralisation de la facture électronique ajoute de nouvelles obligations pour les entreprises. Avec une GED conforme et certifiée, vous respectez ces normes tout en améliorant vos workflow et en sécurisant vos processus internes.
Au-delà de la sécurité et de la conformité, la GED s’inscrit aussi comme un pilier de la transformation numérique. Reliée à vos logiciels métiers, elle fluidifie vos flux documentaires et favorise le travail collaboratif. Les équipes accèdent aux mêmes informations en temps réel, où qu’elles soient, ce qui renforce la réactivité et la cohérence des processus de gestion.
Enfin, en 2026, plus que jamais, la GED est un élément clé de la performance de votre entreprise. En automatisant vos processus métiers grâce aux workflows documentaires, elle réduit les tâches manuelles, accélère le traitement des documents et limite les erreurs. Les résultats sont probants : un gain de temps, une réduction des coûts et une meilleure maîtrise des risques.
Découvrez pourquoi une GED est indispensable pour votre entreprise.
Livre blanc - Décryptage. Les solutions logicielles GED
La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
Vous êtes désormais convaincu(e) de l’intérêt de mettre en place une GED en 2026 dans votre entreprise. Passons maintenant en revue les étapes indispensables pour choisir la solution la mieux adaptée à votre organisation.
Avant de comparer les éditeurs de logiciels de gestion documentaire, commencez par dresser un état des lieux en répondant aux questions suivantes.
Quels types de documents traitez-vous au quotidien ? Une entreprise industrielle manipule des plans, des notices techniques et des dossiers qualité. Un service RH gère plutôt des contrats de travail, des bulletins de paie et des CV. Un service comptable manipule factures, relevés et pièces justificatives. Identifier la typologie documentaire est essentiel pour sélectionner les bonnes fonctionnalités.
Ensuite, regardez qui utilisera la GED. Est-ce une seule équipe ? Plusieurs services répartis sur différents sites ? Une organisation multisite n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME de 50 salariés. Elle peut impacter les besoins en matière de gestion des droits, d’ergonomie, etc.
Enfin, clarifiez vos objectifs. Voulez-vous gagner du temps grâce à l’automatisation de vos processus ? Réduire vos risques juridiques ? Améliorer le travail collaboratif de vos équipes ? Une direction juridique cherchera avant tout la conformité et la traçabilité. Un service commercial privilégiera la réactivité et la collaboration.
En définissant vos priorités, vous évitez de vous perdre dans une liste de fonctionnalités et vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment pour votre organisation.
Découvrez les 5 questions à se poser pour choisir sa GED.
Maintenant que vos besoins en matière de gestion documentaire sont clarifiés, intéressons-nous aux critères pour choisir votre solution GED.
Vous cherchez une GED adaptée à vos enjeux métier ?
Fonctionnalités avancées, sécurité certifiée, conformité réglementaire, interopérabilité avec vos outils… toutes les GED ne se valent pas. Avec Doxtreem, la solution GED de Numen, vous bénéficiez d’une plateforme robuste et évolutive, associée à un accompagnement projet reconnu.
Votre solution de gestion doit avant tout permettre une gestion intelligente de vos documents grâce à des fonctionnalités essentielles GED :
Découvrez en détail les fonctionnalités de la GED.
La protection de vos données n’est pas négociable. Avant de choisir une solution GED, vérifiez que l’éditeur dispose des certifications indispensables : ISO 27001 pour la sécurité des systèmes d’information, HDS pour les données de santé, ou encore SecNumCloud pour les environnements sensibles.
La conformité réglementaire est tout aussi essentielle. La solution doit respecter le RGPD et intégrer un archivage électronique probant conforme à la norme NF 203, afin de garantir la valeur légale de vos documents.
Enfin, une GED performante doit assurer la traçabilité complète des actions et une gestion fine des habilitations. Chaque document doit être consulté uniquement par les personnes autorisées, et chaque opération doit être enregistrée. Les fonctions d’audit viennent renforcer ce dispositif et offrent une garantie supplémentaire en cas de contrôle ou de litige.
La mise en place d’une solution GED n’a d’intérêt que si elle est adoptée par vos collaborateurs. Elle doit donc être à la fois performante et simple d’utilisation. Une interface trop complexe risque, en effet, de décourager les utilisateurs.
L’interface doit donc être claire, intuitive et accessible directement depuis un navigateur. Le travail à distance doit se faire sans difficulté, aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Enfin, la compatibilité avec le RGAA est un critère important pour garantir l’accessibilité numérique à tous les utilisateurs, sans exception.
Vos besoins d’aujourd’hui ne seront pas forcément ceux de demain. La solution GED choisie doit donc évoluer en même temps que votre entreprise. Elle doit permettre d’ajouter facilement de nouveaux utilisateurs, d’augmenter le volume de stockage disponible et d’intégrer de nouvelles briques fonctionnelles comme la signature électronique ou l’archivage électronique légal. Ces évolutions doivent pouvoir être mises en place simplement, sans remettre en cause l’ensemble du système existant.
C’est une question importante à se poser.
Le logiciel de GED SaaS séduit par sa simplicité. Vous n’avez pas de serveurs à installer et aucune mise à jour à gérer. En effet, l’abonnement que vous payez à votre prestataire inclut l’hébergement, la maintenance et la sécurité. Ce modèle est particulièrement adapté aux PME et aux organisations multi sites.
L’On-Premise conserve toutefois un intérêt majeur dans les deux cas suivants :
Mais attention, une telle solution nécessite des investissements lourds au départ et implique des coûts de maintenance sur la durée.
Pour résumer, la GED SaaS séduit par sa simplicité et ses capacités d'évolution. La GED On-Premise garantit, quant à elle, un contrôle total des données, au prix toutefois d’une gestion plus lourde et coûteuse.
Votre choix entre ces deux solutions dépend de vos contraintes internes, de vos priorités et de vos ressources.
Découvrez les différents types de solutions GED.
Une GED performante ne vit pas en vase clos. Pour être utile, elle doit s’intégrer à votre écosystème logiciel. En 2026, l’interopérabilité devient plus que jamais indispensable, à la fois pour répondre aux besoins des entreprises et respecter les obligations légales.
L’intégration avec Microsoft 365 est devenue un standard. Les GED permettent toutes de lancer une validation ou de consulter un document sans quitter Word, Excel ou Teams.
Les GED modernes vont beaucoup plus loin. Elles proposent des API et des connecteurs pour s’interconnecter avec votre ERP, votre CRM, votre SIRH, vos outils de signature électronique ou encore votre PDP pour la facture électronique. L’interopérabilité fluidifie vos processus métier et encourage l’adoption de l’outil par vos équipes. Une GED efficace doit, en effet, s’adapter à leurs habitudes de travail et non l’inverse.
Les solutions GED profitent, elles aussi, de l’intelligence artificielle. Certains prestataires en font d’ailleurs un argument commercial majeur. Mais faut-il pour autant considérer cette technologie comme indispensable ? En 2026, l’IA peut indéniablement apporter une réelle valeur ajoutée à votre gestion documentaire. Elle soulève toutefois quelques points de vigilance.
Côté avantages, la reconnaissance automatique des informations (AI OCR, NLP) accélère l’extraction de données et réduit les erreurs. Le classement intelligent supprime de nombreuses tâches manuelles et optimise l’organisation documentaire. L’IA permet également une hyper automatisation des workflows avec des validations plus rapides et une détection des incohérences. L’intelligence artificielle renforce aussi la sécurité de vos données et vous permet d’identifier les points de non-conformité. Enfin, les requêtes en langage naturel rendent l’accès à l’information plus simple et plus rapide pour les utilisateurs.
Mais ces nombreux avantages s’accompagnent de quelques inconvénients qu’il faut impérativement garder en tête :
Introduire l’IA dans votre solution GED peut vous permettre d’améliorer la gestion documentaire de votre entreprise. Mais attention, toutes les entreprises n’ont pas nécessairement besoin de l’intelligence artificielle pour leur gestion documentaire. Cette dernière n’a de valeur que si elle répond à des besoins clairement identifiés et si son coût (financier, humain et organisationnel) reste maîtrisé. L’enjeu est donc de choisir une GED adaptée à vos besoins, plutôt qu’une solution GED IA par défaut, adoptée uniquement dans le but de suivre la tendance.
Le logiciel et ses fonctionnalités sont bien sûr essentielles, mais le service qui les accompagne pèse tout autant dans la réussite de votre projet. Un prestataire sérieux doit proposer un véritable accompagnement, avec des SLA précis et complets, une hotline réactive et un support disponible en français.
Cet appui ne se limite pas à la résolution d’incidents. Il englobe aussi le paramétrage de la solution, la formation des utilisateurs et la conduite du changement. Sans cet accompagnement, même la meilleure GED risque d’être mal adoptée par vos équipes et de ne pas délivrer tous les bénéfices attendus.
Intéressez-vous également à la roadmap produite. Un éditeur sérieux propose des mises à jour régulières pour anticiper les évolutions techniques et réglementaires. Il doit être en mesure de faire évoluer sa solution pour répondre aux nouveaux besoins et s’adapter aux nouveaux usages.
N'oubliez pas que le choix d’une GED implique de sélectionner un partenaire qui vous accompagnera sur le long terme.
Le coût d’une GED se compose de plusieurs éléments : la licence, l’hébergement, le stockage, la maintenance et l’évolution du système. En SaaS, le modèle est simple : un abonnement mensuel ou annuel qui inclut la plupart de ces postes. En On-Premise, l’investissement initial est plus important, mais les charges récurrentes peuvent être limitées si vous disposez déjà d’une infrastructure adaptée.
Comme nous l’avons déjà souligné, l’intégration de fonctionnalités d’IA peut faire augmenter sensiblement le coût global de votre GED. C’est évidemment un paramètre à prendre en compte lors du calcul de votre budget.
Face à ces dépenses, il est essentiel d’évaluer le rapport entre les coûts et les bénéfices. Une GED réduit les erreurs humaines, accélère la recherche d’information et renforce la conformité et la sécurité. Ces gains de temps et d’efficacité se traduisent par une meilleure productivité et une baisse des risques juridiques. Ces deux facteurs améliorent directement la rentabilité de votre organisation.
Le retour sur investissement d’une GED se mesure à travers des indicateurs précis : délais moyens de traitement, taux d’erreurs documentaires, niveau de conformité ou encore satisfaction des utilisateurs. Suivre régulièrement ces métriques vous permet de vérifier que votre solution apporte bien la valeur attendue et de faire évoluer ses fonctionnalités.
Choisir une GED en 2026 ne consiste pas seulement à sélectionner un logiciel. Il s’agit aussi de considérer l’ensemble de son écosystème afin de transformer durablement votre gestion documentaire.
Avec Doxtreem, la solution GED de Numen, vous gagnez en efficacité tout en bénéficiant d’un accompagnement d’experts à chaque étape de votre projet.
Ne laissez plus vos informations freiner votre activité. Contactez dès maintenant les experts Numen et révolutionnez la gestion documentaire de votre entreprise.
Pour une PME, une GED en mode SaaS reste la solution la plus adaptée. Facile à déployer, rapide à prendre en main et sans lourdeur technique, elle permet de maîtriser les coûts tout en gagnant en efficacité. Gardez en tête que le plus important est de sélectionner une solution intuitive, qui simplifie la vie de vos équipes sans mobiliser vos ressources IT internes.
La GED métier se concentre sur un usage précis (ressources humaines, comptabilité, etc.). Au contraire, une GED transverse couvre l’ensemble de vos services. Le choix dépend donc de votre organisation interne et de vos objectifs. Si vous souhaitez harmoniser la gestion documentaire dans toute l’entreprise, une GED transverse est plus adaptée.
Oui, si vos documents doivent avoir une valeur probante. Le coffre-fort numérique garantit la conservation légale, la traçabilité et la valeur juridique des fichiers. Il est donc indispensable pour vos contrats, vos factures et certaines de vos pièces RH par exemple. Découvrez Numen CFN-Pro.
Tout dépend de l’ampleur de votre projet. Une PME peut déployer sa GED en quelques semaines seulement. Pour une grande organisation multisite, plusieurs mois sont souvent nécessaires. Dans tous les cas, l’expertise et l’accompagnement du prestataire restent des éléments clés. Plus ils sont solides, plus l’installation et l’adoption de la GED seront rapides.