Numérisation des documents d’archives

Dématérialisez vos documents pour les protéger, les valoriser, exploiter leur contenu et en assurer la fiabilité et la pérennité

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NF Z42-026 

La numérisation fidèle et fiable est encadrée par des textes législatifs et normatifs.

En savoir +

Le contexte

Les usages numériques de vos collaborateurs, de vos clients et bénéficiaires évoluent ?
Une restructuration ou un déménagement sont prévus ?
C'est l'occasion de vous affranchir du stockage et de la manipulation du papier. Passez à la digitalisation, répondez aux exigences de votre écosystème (réglementaires, environnementales, concurrentielles etc.) et préservez vos documents.
La numérisation est la prémière étape de votre transformation digitale, car elle rend accessible vos documents à vos systèmes d’information pour simplifier vos processus métiers et améliorer le service rendu à vos clients.​​​​​​​

Dématérialisez vos documents d'archives avec notre offre numérisation d'archives

Vos enjeux

Rendre vos documents accessibles, pérennes et exploitables en ligne

Vos contrats, factures, documents techniques, plans, rapports, procédures, dossiers clients ou fournisseurs sont archivés par chaque service de façon cloisonnée et sont souvent peu accessibles. Ces documents portent votre historique, vos engagements, des éléments de preuve ou de conformité, des droits à protéger, des sommes à recouvrer.

Tout en protégeant leur nature sensible, fragile, confidentielle, précieuse ou stratégique, la numérisation des documents papier préserve l’intégrité du support d’origine et garantit l’intégralité de l’information dont ils sont porteurs pour : 

  • Réduire vos coûts de stockage physique ; 
  • Supprimer les risques de perte, doublon et dégradation ; 
  • Faciliter et sécuriser leur accès distant ;
  • Augmenter l’efficacité des recherches et leurs mises à jour ;
  • Rentabiliser l’utilisation de l’information contenue ;
  • Aider à la gestion du sort final et du dépôt légal ;
  • Favoriser la diffusion au travers de sites web transactionnels ou vitrine ;
  • Accélérer le traitement documentaire lié aux processus métier ;
  • Gagner de l’espace et réaffecter des mètres carrés ;
  • Proposer de nouveaux services à vos clients.

Rendrez vos documents accessibles, pérennes et exploitables en ligne avec la numérisation d'archives

Rendez l’ensemble de vos documents (archives, factures, relevés bancaires, livres anciens, photographies, journaux, cartes, plans, …) pérennes, accessibles et exploitables en ligne en nous confiant leur numérisation, indexation et mise en GED.

Réduisez le volume de vos archives papier tout en garantissant leur conservation en cas de litige.

​​​​​​​Grâce à la numérisation de vos archives par nos équipes, réalisez à partir d’un document papier, une copie numérique fiable.

La solution

Numérisation d'archives
Parmi les leaders européens, nous sommes certifiés ISO 9001, ISO 27001, PSDC et PSF (Luxembourg)
​​​​​​​​​​​​​​pour garantir la qualité et la sécurité de vos projets de numérisation.

Dématérialisez vos supports, 
​​​​​​​digitalisez le contenu des documents

Gestion de projet de numérisation

  • Conseils, assistance par nos experts
  • Maîtrise des enjeux et des problématiques spécifiques aux traitements documentaires
  • Hautes exigences de qualité.
  • Maîtrise des délais et budget de votre projet
  • Tarification sur mesure

Reproduction de l’original, copie

  • Numérisation par nos spécialistes
  • Respect de l’intégrité physique des originaux
  • Capacité industrielle de numérisation en atelier
  • Numérisation experte de vos documents précieux et fragiles, dans vos propres locaux
  • Sauvegarde des documents papiers (backup conforme à vos PCA)
  • Conformité aux normes et certifications

Supprimer le papier

  • Initialisation de votre transition numérique
  • Réduction de votre empreinte environnementale
  • Réduction de vos volumes de papier
  • Copie fidèle et suppression des exemplaires papier
  • Conservation de la valeur probante

Capturer et exploitez l’information

  • Recherche et navigation dans le contenu des documents
  • Extraction des textes et données
  • Agrégation, structuration, conversion, anonymisation
  • Constitution de référentiels fiables et conformes
  • Catégorisation, classification, typage et indexation automatiques
  • Base documentaire centralisée et accessible
  • Réduction du temps de traitement des demandes (externes ou internes)
  • Rationalisation de votre travail administratif et simplification de vos procédures

Confiez nous vos documents à numériser en toute tranquillité

Des solutions de numérisation de documents clés en main avec la numérisation d'archives

Engagements 

Partenaire de votre transformation digitale, nous vous conseillons et apportons des solutions de numérisation de documents clés en main et extensibles à la demande pour s’adapter à vos besoins.
Vous intégrez nos filières de numérisation d’archives, adaptées à vos contraintes physiques, à la sensibilité et la fragilité de vos documents. 
Nous garantissons l’interopérabilité de solutions basées sur des standards.
Nos SLA garantissent le niveau de service et nos sites de production sont encadrés par un plan de Reprise/Continuité d'Activité (PRA-PCA).

Assurance
couvrant l’ensemble des étapes de la numérisation des documents du projet.
​​​​​​​Engagement de confidentialité


Formats adaptés
​​​​​​​PDF/A, TIFF (RVB ou niveaux de gris), JPEG2000 de conservation, PDF texte caché etc.
Inventaire selon plan de classement spécifique


Plan d’assurance qualité
Certifications
​​​​​​​ISO 9 001, ISO 27001, NF 544, PSF et PSDC.
Contrôle continu et conseil pour vos audits de suivi. 


Procédures de numérisation et devoir de conseil 

A partir des spécificités de votre projet, nous :

  • Planifions nos prestations selon les inventaires

  • Réalisons des sessions de formation sur les accès aux systèmes de contrôle de qualité et suivi

  • Evaluons les contraintes de numérisation et préconisons le choix de la filière de numérisation de documents anciens ou récents

  • Proposons un Proof of Concept (POC) pour valider nos méthodes et recommandations en matière de numérisation de document et caler les processus, procédures et paramétrages

  • Recommandons le choix des livrables dans le cadre du besoin de préservation des données numériques

  • Assurons des comités projet ou de pilotage suivis par un Customer Success Manager (CSM)

Procédures de numérisation et devoir de conseil de la numérisation d'archives

Nous adaptons l’environnement de numérisation à votre fonds documentaire
(et non l’inverse)

Centre de services partagés ou atelier privatif in-situ

Nos centres de numérisation permettent de traiter une très large variété de documents (quels que soient le type de formats et la nature des documents, du A6 à l’A0+).
​​​​​​​
​​​​​​​Accueillant des équipes d’opérateurs spécialisés, ils disposent de salles de stockage sécurisées, d’espaces de préparation de documents, de plusieurs ateliers de numérisation et de bureaux pour le contrôle qualité et la préparation des livrables.

Nos centres mutualisés permettent de vous faire bénéficier de nos capacités de production existantes et éprouvées. Tous nos ateliers disposent des agréments nécessaires et indispensables au suivi et à la conformité de vos projets de numérisation.
​​​​​​​
Pour vos besoins de continuité d’activité, nous pouvons déployer des ateliers dédiés, de proximité ou autonomes dans vos locaux.

Entreprise experte de la numérisation de documents depuis plus de 25 ans maîtrisant l’installation d’ateliers éphémères ou durables, nous intégrons de manière minutieuse des technologies et suivons avec une grande rigueur des modes opératoires.

Moyens de numérisation 

Equipements
Nous mettons à disposition une large gamme d’équipements de prise de vue, étalonnés et calibrés régulièrement, selon les volumes et formats des originaux :

  • Numériseurs à plat
  • Robots tourne-page
  • Scanners de documents haut-volumes 
  • Equipements dotés d’un berceau pour angle réduit 
  • Scanners de plans 

Post-traitement :
Nous retraitons et améliorons vos images pour accroître leur lisibilité (recadrage et redressement automatiques, traitement colorimétrique) et favoriser la reconnaissance des caractères par RAD/LAD.
​​​​​​​
Nous sécurisons la copie numérique par l’application de filigrane.
​​​​​​​
Nous garantissons la fiabilité des informations extraites en appliquant de multiples OCR et levées de doute.
​​​​​​​
Portail client :
Nous vous proposons la mise en place d’un portail de consultation et de suivi de projet pour permettre le pilotage distant des prestations.

Une prestation de numérisation prise en charge et gérée de bout en bout

Une prestation de numérisation prise en charge et gérée de bout en bout avec la numérisation d'archives

« Reproduction numérique de l’original » ou « transformation de l’original papier en preuve numérique », nous gérons de manière globale vos projets de numérisation, de l’acheminement dans nos ateliers au retour sécurisé des originaux en assurant la traçabilité et vos objectifs de bilan carbone.
Nous déployons des logiciels de numérisation et d’archivage interconnectés pour optimiser votre projet de dématérialisation des processus documentaire. Nous prenons en charge des documents avec du personnel formé et spécialisé.
Les documents sont réceptionnés, inventoriés et sélectionnés pour la dématérialisation puis nettoyés, dépollués et préparés (retrait des agrafes, mise à plat, etc.) avant d’être copiés numériquement.
Nous produisons des images selon la résolution adaptée à vos besoins (du fac-similé image au document électronique enrichi). Les techniques de numérisation découlent des lots de documents.
​​​​​​​Les fichiers images sont livrés selon vos spécifications (injection dans un système d’information, support de stockage physique ou cloud).
​​​​​​​Nous reconditionnons tous les documents dans leur rangement d’origine en prévision de leur retour ou appliquons les processus de suppression certifiés du format papier.

Parce que l’organisation de vos fonds documentaires impacte la gestion et la performance de votre structure, nous vous proposons un ensemble de solutions et de services répondant à toutes vos problématiques archivistiques et de record management

Services complémentaires 

  • Prestation de conseil en ingénierie documentaire : conduite d’audit, inventaire et diagnostic de l’existant, conception de dispositifs, outils d’archivage et de gouvernance des données

  • Audit et conseil en gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Nous intervenons en mode projet, assistance maîtrise d’ouvrage ou conseil pour vous préconiser et vous aider à mettre en place rapidement des solutions d’archivage et de GED en lien avec vos processus métiers
    ​​​​​​​
  • Délégation de personnel compétent et expérimenté dans la réalisation de traitement de fonds d’archives (récolement, établissement de politique d’archivage, plan de classement, outil de gestion des DUE et tri, manuel d’archivage, manuel de prévention des risques, rédaction de notices descriptives et articles etc.)

Traitements additionnels

  • Nos capacités et moyens de production permettent de vous proposer des services de segmentation (repérage des blocs de contenu) afin d’appliquer nos technologies de datamining

  • Nous fragmentons vos contenus pour mieux les identifier et anonymisons les données personnelles (par masquage ou remplacement via des valeurs de substitution)
    ​​​​​​​
  • Nous sommes en mesure d’opérer une indexation fine avec typage/catégorisation des pages (pages blanches, table des matières, index, notes de référence éventuelles...) et saisie de métadonnées descriptives, contextuelles. Nos opérateurs sont en mesure de réaliser votre indexation métier ou thématique. 
  • Nous enrichissons vos contenus de documents et les mettons à jour, nous actualisons l’information de vos publications

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Réalisations

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