Numérisation d'archives : pérenniser vos données avec Numen

Digitalisation des processus
> Numérisation

Le contexte

Les usages numériques de vos collaborateurs, de vos clients et bénéficiaires évoluent ?
Une restructuration ou un déménagement sont prévus ?
C'est l'occasion de vous affranchir du stockage et de la manipulation du papier. Passez à la digitalisation, répondez aux exigences de votre écosystème (réglementaires, environnementales, concurrentielles etc.) et préservez vos documents.
La numérisation est la prémière étape de votre transformation digitale, car elle rend accessible vos documents à vos systèmes d’information pour simplifier vos processus métiers et améliorer le service rendu à vos clients.

Dématérialisez vos documents d'archives avec notre offre numérisation d'archives

Vos enjeux

Rendre vos documents accessibles, pérennes et exploitables en ligne

Vos contrats, factures, documents techniques, plans, rapports, procédures, dossiers clients ou fournisseurs sont archivés par chaque service de façon cloisonnée et sont souvent peu accessibles. Ces documents portent votre historique, vos engagements, des éléments de preuve ou de conformité, des droits à protéger, des sommes à recouvrer.

Tout en protégeant leur nature sensible, fragile, confidentielle, précieuse ou stratégique, la numérisation des documents papier préserve l’intégrité du support d’origine et garantit l’intégralité de l’information dont ils sont porteurs pour :

Réduire vos coûts de stockage physique ;
Supprimer les risques de perte, doublon et dégradation ;
Faciliter et sécuriser leur accès distant ;
Augmenter l’efficacité des recherches et leurs mises à jour ;
Rentabiliser l’utilisation de l’information contenue ;
Aider à la gestion du sort final et du dépôt légal ;
Favoriser la diffusion au travers de sites web transactionnels ou vitrine ;
Accélérer le traitement documentaire lié aux processus métier ;
Gagner de l’espace et réaffecter des mètres carrés ;
Proposer de nouveaux services à vos clients.

Rendrez vos documents accessibles, pérennes et exploitables en ligne avec la numérisation d'archives

Rendez l’ensemble de vos documents (archives, factures, relevés bancaires, livres anciens, photographies, journaux, cartes, plans, …) pérennes, accessibles et exploitables en ligne en nous confiant leur numérisation, indexation et mise en GED.

Réduisez le volume de vos archives papier tout en garantissant leur conservation en cas de litige.

Grâce à la numérisation de vos archives par nos équipes, réalisez à partir d’un document papier, une copie numérique fiable.

Demandez un devis

La solution

Numérisation d'archives
Parmi les leaders européens, nous sommes certifiés ISO 9001, ISO 27001, PSDC et PSF (Luxembourg)
pour garantir la qualité et la sécurité de vos projets de numérisation.

Dématérialisez vos supports,
digitalisez le contenu des documents

Gestion de projet de numérisation

Conseils, assistance par nos experts
Maîtrise des enjeux et des problématiques spécifiques aux traitements documentaires
Hautes exigences de qualité.
Maîtrise des délais et budget de votre projet
Tarification sur mesure

Reproduction de l’original, copie

Numérisation par nos spécialistes
Respect de l’intégrité physique des originaux
Capacité industrielle de numérisation en atelier
Numérisation experte de vos documents précieux et fragiles, dans vos propres locaux
Sauvegarde des documents papiers (backup conforme à vos PCA)
Conformité aux normes et certifications

Supprimer le papier

Initialisation de votre transition numérique
Réduction de votre empreinte environnementale
Réduction de vos volumes de papier
Copie fidèle et suppression des exemplaires papier
Conservation de la valeur probante

Capturer et exploitez l’information

Recherche et navigation dans le contenu des documents
Extraction des textes et données
Agrégation, structuration, conversion, anonymisation
Constitution de référentiels fiables et conformes
Catégorisation, classification, typage et indexation automatiques
Base documentaire centralisée et accessible
Réduction du temps de traitement des demandes (externes ou internes)
Rationalisation de votre travail administratif et simplification de vos procédures

Confiez nous vos documents à numériser en toute tranquillité

Des solutions de numérisation de documents clés en main avec la numérisation d'archives

Engagements

Partenaire de votre transformation digitale, nous vous conseillons et apportons des solutions de numérisation de documents clés en main et extensibles à la demande pour s’adapter à vos besoins.
Vous intégrez nos filières de numérisation d’archives, adaptées à vos contraintes physiques, à la sensibilité et la fragilité de vos documents.
Nous garantissons l’interopérabilité de solutions basées sur des standards.
Nos SLA garantissent le niveau de service et nos sites de production sont encadrés par un plan de Reprise/Continuité d'Activité (PRA-PCA).

Assurance
couvrant l’ensemble des étapes de la numérisation des documents du projet.
Engagement de confidentialité

Formats adaptés
PDF/A, TIFF (RVB ou niveaux de gris), JPEG2000 de conservation, PDF texte caché etc.
Inventaire selon plan de classement spécifique

Plan d’assurance qualité
Certifications
ISO 9 001, ISO 27001, NF 544, PSF et PSDC.
Contrôle continu et conseil pour vos audits de suivi.

Echangez avec un de nos experts

Procédures de numérisation et devoir de conseil

A partir des spécificités de votre projet, nous :

Planifions nos prestations selon les inventaires
Réalisons des sessions de formation sur les accès aux systèmes de contrôle de qualité et suivi
Evaluons les contraintes de numérisation et préconisons le choix de la filière de numérisation de documents anciens ou récents
Proposons un Proof of Concept (POC) pour valider nos méthodes et recommandations en matière de numérisation de document et caler les processus, procédures et paramétrages
Recommandons le choix des livrables dans le cadre du besoin de préservation des données numériques
Assurons des comités projet ou de pilotage suivis par un Customer Success Manager (CSM)

Procédures de numérisation et devoir de conseil de la numérisation d'archives

Nous adaptons l’environnement de numérisation à votre fonds documentaire
(et non l’inverse)

Centre de services partagés ou atelier privatif in-situ

Nos centres de numérisation permettent de traiter une très large variété de documents (quels que soient le type de formats et la nature des documents, du A6 à l’A0+).

Accueillant des équipes d’opérateurs spécialisés, ils disposent de salles de stockage sécurisées, d’espaces de préparation de documents, de plusieurs ateliers de numérisation et de bureaux pour le contrôle qualité et la préparation des livrables.

Nos centres mutualisés permettent de vous faire bénéficier de nos capacités de production existantes et éprouvées. Tous nos ateliers disposent des agréments nécessaires et indispensables au suivi et à la conformité de vos projets de numérisation.

Pour vos besoins de continuité d’activité, nous pouvons déployer des ateliers dédiés, de proximité ou autonomes dans vos locaux.

Entreprise experte de la numérisation de documents depuis plus de 25 ans maîtrisant l’installation d’ateliers éphémères ou durables, nous intégrons de manière minutieuse des technologies et suivons avec une grande rigueur des modes opératoires.

Moyens de numérisation

Equipements
Nous mettons à disposition une large gamme d’équipements de prise de vue, étalonnés et calibrés régulièrement, selon les volumes et formats des originaux :

Numériseurs à plat
Robots tourne-page
Scanners de documents haut-volumes
Equipements dotés d’un berceau pour angle réduit
Scanners de plans

Post-traitement :
Nous retraitons et améliorons vos images pour accroître leur lisibilité (recadrage et redressement automatiques, traitement colorimétrique) et favoriser la reconnaissance des caractères par RAD/LAD.

Nous sécurisons la copie numérique par l’application de filigrane.

Nous garantissons la fiabilité des informations extraites en appliquant de multiples OCR et levées de doute.

Portail client :
Nous vous proposons la mise en place d’un portail de consultation et de suivi de projet pour permettre le pilotage distant des prestations.

Demandez un devis

Une prestation de numérisation prise en charge et gérée de bout en bout

Une prestation de numérisation prise en charge et gérée de bout en bout avec la numérisation d'archives

« Reproduction numérique de l’original » ou « transformation de l’original papier en preuve numérique », nous gérons de manière globale vos projets de numérisation, de l’acheminement dans nos ateliers au retour sécurisé des originaux en assurant la traçabilité et vos objectifs de bilan carbone.
Nous déployons des logiciels de numérisation et d’archivage interconnectés pour optimiser votre projet de dématérialisation des processus documentaire. Nous prenons en charge des documents avec du personnel formé et spécialisé.
Les documents sont réceptionnés, inventoriés et sélectionnés pour la dématérialisation puis nettoyés, dépollués et préparés (retrait des agrafes, mise à plat, etc.) avant d’être copiés numériquement.
Nous produisons des images selon la résolution adaptée à vos besoins (du fac-similé image au document électronique enrichi). Les techniques de numérisation découlent des lots de documents.
Les fichiers images sont livrés selon vos spécifications (injection dans un système d’information, support de stockage physique ou cloud).
Nous reconditionnons tous les documents dans leur rangement d’origine en prévision de leur retour ou appliquons les processus de suppression certifiés du format papier.

Parce que l’organisation de vos fonds documentaires impacte la gestion et la performance de votre structure, nous vous proposons un ensemble de solutions et de services répondant à toutes vos problématiques archivistiques et de record management

Services complémentaires

Prestation de conseil en ingénierie documentaire : conduite d’audit, inventaire et diagnostic de l’existant, conception de dispositifs, outils d’archivage et de gouvernance des données
Audit et conseil en gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Nous intervenons en mode projet, assistance maîtrise d’ouvrage ou conseil pour vous préconiser et vous aider à mettre en place rapidement des solutions d’archivage et de GED en lien avec vos processus métiers
Délégation de personnel compétent et expérimenté dans la réalisation de traitement de fonds d’archives (récolement, établissement de politique d’archivage, plan de classement, outil de gestion des DUE et tri, manuel d’archivage, manuel de prévention des risques, rédaction de notices descriptives et articles etc.)

Traitements additionnels

Nos capacités et moyens de production permettent de vous proposer des services de segmentation (repérage des blocs de contenu) afin d’appliquer nos technologies de datamining
Nous fragmentons vos contenus pour mieux les identifier et anonymisons les données personnelles (par masquage ou remplacement via des valeurs de substitution)
Nous sommes en mesure d’opérer une indexation fine avec typage/catégorisation des pages (pages blanches, table des matières, index, notes de référence éventuelles...) et saisie de métadonnées descriptives, contextuelles. Nos opérateurs sont en mesure de réaliser votre indexation métier ou thématique.
Nous enrichissons vos contenus de documents et les mettons à jour, nous actualisons l’information de vos publications

Contactez-nous

Réalisations

Le fait qu’un dossier arrive au format papier ne doit pas ralentir l'ouverture des droits par le gestionnaire.

Assurer l'équité de traitement des dossiers quelle que soit leur origine

Que le dossier soit arrivé au format papier ou numérique  via le site web, le gestionnaire retrouve dans la GED doxtreem les informations extraites ou saisies ainsi que le dossier numérisé. Ce qui lui permet de retrouver en un clic un justificatif ou de vérifier une information. Une fois le dossier définitivement validé par le gestionnaire, le dossier bascule dans l’outil métier du C.G.O.S qui permettra de déclencher l’ouverture des droits.

La collaboration avec Numen se passe très bien. Numen a su nous embarquer sur le projet, il y a une forte adhésion entre les 2 équipes. Numen est resté “vrai” et dans l’empathie avec nous tout au long du projet, l'équipe Numen est très dynamique et à l’écoute de nos besoins.

La solution Doxtreem pour digitaliser et simplifier ses processus RH

Avec le zéro papier, plus besoin d’imprimer, d’affranchir, d’envoyer et de scanner le contrat de travail manuellement et finalement plus besoin de salle pour archiver les documents.

Ne plus se déplacer pour consulter des documents papier représente : gain de temps, plus d’efficience et un meilleur service dans les conservations des hypothèques.

Gagnez en temps et en efficacité en numérisant des documents dispersés sur plusieurs sites

Chaque conservation des hypothèques exécute quotidiennement deux à trois cents consultations de registres papier. Leur numérisation a pour principal résultat d'assurer une prestation de service plus rapide dans les conservations des hypothèques dont la taille des archives peuvent maintenant réduire. Par ailleurs, ces registres sont à présent protégés contre le vol, la perte ou les dégâts par le feu et l’eau.

Confier le travail à deux prestataires luxembourgeois certifiés PSDC est, pour l’Université, une garantie de qualité.

Développez de nouveaux services en ligne grâce à la dématérialisation

L'Université du Luxembourg gère, en moyenne, 20 000 dossiers d'inscription par an et avec 6 200 inscrits. Elle a donc été confrontée au problème du volume des archives papier. Lorsqu'on a des "clients" issus de 110 pays, âgés d'une vingtaine d'années et qui vivent dans un monde 2.0 avec lequel ils interagissent naturellement de manière électronique, il fallait s'adapter.

Rechercher un document n’est plus une tâche pénible et fastidieuse, c'est même devenu extrêmement efficace. La solution de Numen répond complètement à nos besoins, nous sommes très satisfaits.

Dématérialisez pour simplifier les procédures et gagner du temps

Répondre à une demande, renouveler une carte professionnelle ou bien encore retrouver un justificatif en cas de litige ne demande plus une «fouille archéologique» laborieuse pour trouver la boite qui contient le bon dossier. Par ailleurs, la numérisation de 250 mètres linéaires (2500 boites d’archives, près de 2.500.000 pages, 22.750 dossiers) a permis de libérer un espace considérable en délocalisant l’archivage papier.

Numen nous a apporté une réponse globale incluant la réception, l’inventaire physique des documents, leur préparation, la numérisation, le traitement et contrôle des images, l’OCR et la production de métadonnées, la production et le contrôle des livrables.

Diffusez à un large public les documents d'archives confidentiels déclassifiés

Nous observons deux objectifs majeurs dans tout projet de dématérialisation : l’archivage d’une version électronique et la diffusion à un large public. L’archivage électronique de documents numérisés facilite les recherches tout en préservant les contenus dans le temps. La digitalisation des archives permet également de les rendre disponibles et consultables en ligne.

Outre l’expertise de Numen en matière de numérisation tant de documents reliés que de documents feuille à feuille, le site choisi près de Tours répondait aux exigences de sécurité nécessaires ; par ailleurs, sa position centrale, au sein du territoire français, a été un autre atout.

Préparez les données en vue de leur analyse grâce à la numérisation

La numérisation, réalisée dans le cadre d’un marché avec la société Numen - prestataire habituel des chaînes de numérisation de la BnF - a commencé quelques jours après la date limite d’envoi au gouvernement des contributions, fixée au 20 février 2019, et a été réalisée dans un délai de quatre semaines après la réception des contributions.

La solution proposée par Numen s’est montrée la plus adaptée à nos besoins en termes de fonctionnalités et de flexibilité.

Rendez accessibles en quelques clics vos dossiers patients

Très rapidement, les résultats se sont fait sentir : Simplification du processus administratif, économies sur les coûts générés par les processus manuels et le stockage physique des dossiers « patients », valorisation du personnel

Votre secteur

Votre métier

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Organisez, partagez, optimisez l’ensemble de vos archives numérisées. Gagnez en fluidité avec des contenus sécurisés, immédiatement disponibles et accessibles en ligne.>

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Gagnez en productivité et limitez les risques d’erreurs de saisie, de mise en paiement ou de perte en externalisant le traitement de vos factures fournisseurs. >