Doxtreem Gestion Electronique de Documents (GED)

FAQ sur les solutions de GED

Qu'est-ce que la GED ?

La GED ou Gestion Electronique de Documents est un outil clé dans le processus de dématérialisation des organisations. Ce logiciel, installé en SaaS ou on-premise, assure la gestion et l'exploitation de l'ensemble des flux documentaires d'une entreprise. En pratique, les documents numériques sont centralisés dans une solution unique afin d'optimiser leur cycle de vie, de leur création à leur suppression définitive, en passant par leur modification, leur publication et leur diffusion. Les documents sont ainsi stockés dans un espace sécurisé et restent toujours accessibles aux collaborateurs.

À quoi sert la GED ?

Une solution GED permet d'organiser, stocker, partager et sécuriser les documents d'une entreprise de manière numérique. Cette technologie facilite l'accès rapide à l'information, optimise les processus de travail et réduit les coûts liés à la gestion papier. Elle assure une meilleure traçabilité des informations et améliore la conformité aux normes légales. La GED soutient la collaboration entre les équipes en permettant l'échange de documents en temps réel et à distance. Elle accélère, enfin, la prise de décision. Une GED améliore donc l'efficacité organisationnelle et la compétitivité de l'entreprise.

Comment fonctionne une GED ?

Une GED se présente sous forme df'un portal web ou d'une application accessible par les utilisateurs depuis leur ordinateur. Intégré au système d'informations de l'entreprise et installé en mode SaaS ou via un serveur local dédié, le logiciel GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie des documents. Les documents papier sont scannés et convertis en formats numériques, tandis que les documents déjà numérisés sont directement importé. Un système d'indexation et de métadonnées permet de classer chaque document de manière intuitive afin de faciliter la recherche et l'accès rapide à l'information. Les utilisateurs autorisés peuvent donc accéder, partager, modifier et collaborer sur les documents en temps réel, selon les droits qui leur sont attribués.

Quelles sont les différentes fonctionnalités d'une GED ?

Les fonctionnalités des logiciels GED sont nombreuses et évoluent en fonction du prestataire et des besoins de l'entreprise. On retrouve notamment :
- La modification et l'annotation des documents
- La sauvegarde des documents et des historiques des versions
- L'indexation et la suppression des documents
- La gestion des droits d'accès et de consultations des données
- L'automatisation des processus d'approbation
- La recherche en full text, par métadonnées ou encore par type de documents
- La mise en place de tableaux de bord
- La signature électronique et le parapheur électronique
- Le partage et la diffusion de documents
- Etc.

Quels sont les diffférents types de GED ?

Les logiciels GED on-premise sont installés directement sur les serveurs de l'entreprise. A contrario, les logiciels GED en SaaS sont hébergés dans un cloud. Il faut également distinguer les logiciels GED en open source, libre de droits, et les logiciels GED propriétaires, dont le code appartient à une entreprise. Il existe ensuite des types de GED adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Il s'agit notamment de la GED collaborative, de la GED de conservation, de la GED transverse à l'ensemble des services et de la GED métiers (GED RH, GED comptables, etc.). Chaque type de GED présente ses avantages et ses inconvénients. Votre choix dépend de vos besoins.

Quels sont les avantages d'une GED ?

La solution GED présente trois avantages clés. Elle permet, tout d'abord, de réduire les coûts liés au sotckage et à la gestion des documents. Elle garantit ensuite la sécurité et la confidentialité des données, en limitant le risque de perte et d'utilisation non autorisée des données. La GED assure, en effet, la traçabilité des modifications ce qui facilite la récupération des documents. Enfin, cet outil améliore l'efficacité et la productivité de vos équipes. Elle facilite l'organisation, le stockage et le partage de vos documents numériques, améliorant ainsi la communication au sein de votre entreprise. Dégagés des tâches chronophages, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les inconvénients d'une GED ?

La mise en place d'une GED exige un investissement financier de la part des entreprises. Elle entraîne également une évolution dans les méthodes de travail de vos collaborateurs. Pour exploiter pleinement les avantages offerts par la GED, il est donc essentiel de fournir à vos équipes des formations adaptées et un accompagnement continu. Le passage à la dématérialisation peut par ailleurs soulever certaines difficultés techniques et augmenter la vulnérabilité aux cyberattaques. Sélectionner un prestataire qualifié qui adhère aux standards actuels de sécurité et de confidentialité, est donc primordial pour garantir la protection de vos données.

Pourquoi la GED est-elle indispensable en cas de télétravail ?

Le travail à distance présente divers défis pour les entreprises : dispersion des données, difficultés de synchronisation et de gestion des versions des documents, contrôle des droits d'accès, préservation de la confidentialité. La GED apporte des réponses efficaces à ces problématiques. Elle simplfiie l'accès et la diffusion des documents, sécurise les données au sein d'un environnement dématérialisé et renforce la collaboration entre les employés, quel que soit leur lieu de travail.

Quelles sont les différences entre GED et ECM ?

La principale différence entre un ECM et une GED concerne le champ d'intervention. La GED gère uniquement les documents d'une entreprise. L'ECM en revanche s'étend à l'ensemble des contenus présents au sein d'une organisation. Il peut s'agir de documents, mais également d'images, dé vidéos ou encore d'informations collectées via les sites internets. L'EMC peut donc intégrer une GED. En revanche, la GED ne fait pas office d'ECM.

Qu'est-ce qu'une GEC ?

Le terme GEC (Gestion Electronique des Courriers) englobe les solutions logicielles et les outils dédiés à la gestion des courriers d'une entreprise, qu'ils soient entrants ou sortants, internes ou externes. Cette gestion concerne autant les courriers traditionnels en format papier que les communications électroniques, comme les emails ou les sollicitations reçues via le site internet de l'entreprise (demandes d'informations ou formulaires de contact).

Qu'est-ce que l'EMC ?

La Gestion de Contenu d'Entreprise, ou Entreprise Content Management en anglais, englobe l'ensemble des stratégies de management des contenus et les outils de gestion des données. L'ECM a donc un champ d'intervention beaucoup plus vaste que la GED. Elle concerne en effet tous les documents non structurés ou semi-structurés nécessaire à la gestion de l'entreprise et à ses processus métier. L'ECM traite donc les documents papier et électroniques de l'entreprise, mais également ses emails, sa documentation technique ou encore ses applications web.

Comment utiliser une GED ?

Le collaborateur a accès à la plateforme GED via un navigateur web ou une application dédiée, en utilisant ses identifiants. Il peut rechercher un document par nom, date, objet, ou tout autre métadonnée indexée. Il clique ensuite sur le document recherché pour l'ouvrir, le consulter et/ou le télécharger. S'il dispose des droits nécessaires, il peut modifier, commenter et partager le document. Après utilisation, il archive les documents conformément aux politiques de l'entreprise ou supprime ceux qui ne sont plus nécessaires, s'il dispose de l'autorisation.

Quels documents peut-on mettre dans une GED ?

La quasi-totalité des documents, peu importe leur format ou leur objet, peut être déposée dans une GED. Il peut s'agir de documents structurés avec des informations organisées de manière cohérent (formulaires, factures, bons de commande). Les documents non structurés (contrats, rapports, courriers électroniques, images, fichiers multimédias, documents culturels ou patrimoniaux, etc.) sont également concernés.

Comment signer un document avec une GED ?

Plusieurs étapes sont nécessaire pour apposer une signature électronique sur un document numérique. L'utilisateur de la GED commence par sélectrinner le document à signer puis indique les signataires et le mode d'envoi. Chaque signataire reçoit le document par email avec un lien sécurisé. Il accède au document et démarre le processus de signature : consultation du document, validation de son contenu et suivi de la procédure d'identification. L'utilisateur applique sa signature électronique sur le document. Pour cela, il peut utiliser un certificat numérique persoonel, un code reçu par SMS, un token, etc. Une fois signé, le document est automatiquement mis à jour dans le système GED, avec les détails de la signature (date, auteur).

Comment diffuser des documents avec une GED ?

Il existe deux modes de diffusion des documents. Dans le mode pull, les documents sont disponibles pour que les utilisateus, une fois connectés à la solution GED, puissent les rechercher et les consulter de leur propre initiative. Les documents sont organisés selon un système de classement et un état de gestion doucmentaire précis. A l'inverse, le mode push implique l'envoi actif de documents à des destinataires spécifiques, identifiés au préalable. Ces envois peuvent se faire de manière individuelle ou massive, de manière automatisée ou non. Les documents peuvent également être envoyés pour signature électronique ou rendus disponibles dans un espace sécurisé pour être consultés.

Quels sont les enjeux de la GED ?

Pour les entreprises, les enjeux de la GED sont nombreux. Il s'agi notamment :
- De faciliter l'accès et le partage des données en temps réel afin d'optimiser la collaboration et la prise de décision
- De faciliter la rechercher d'informations
- De supprimer le vrac numérique (doublon, documents obsolètes, etc.)
- De réduire les coûts de stockage des documents papier
- De sécuriser les documents et les informations
- D'assurer la conformité legale de l'organisation
- De mettre en place un environnement de travail dématérialisé et éco-responsable

Quelle est la meilleure GED ?

La meilleure GED est avant tout celle qui convient à vos processus métier et répond à vos besoins. La solution dépend donc de la taille de votre entreprise, de son secteur d'activité ou encore des fontionnalités recherchées. Elle doit, par ailleurs, offrir des garanties solides en matière de sécurité et de confidentialité. Une GED idéale doit également faciliter l'intégration avec d'autres systèmes et logiciels déjà en place au sein de votre organisation. Elle doit permettre un accès à distance, avec une gestion des droits et offrir des options de personnlisation afin de s'adapter à vos exigences. Enfin, la meilleure GED s'accompagne d'un bon support technique et d'une maintenance régulière afin d'assurer la pérennité de votre solution.

Comment bien choisir la GED de son entreprise ?

Pour choisir une GED adaptée à votre entreprise, identifiez d'abord vos besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Evaluez la facilité d'utilisation, la compatibilité avec vos sytèmes existants et la capacité à évoluer avec votre entreprise. La sécurité des données est primordiale. Assurez-vous que la solution respecter les normes de confidentialité. Elle doit par ailleurs proposer des options de sauvegarde et de récupération robustes. Considéez également le support et la formation proposés par le fournisseur. Enfin, lisez les avis d'autres utilisateurs et envisagez de tester la solution avant de prendre une décision.

Quelles sont les étapes pour mettre en place une GED ?

La mise en place d'une GED nécessite une méthodologie rigoureuse. La première étape consiste à faire le point sur vos besoins documentaires (type de documents, format, sécurité, indexation, etc.). Vient ensuite le moment de préselectionner les prestataires GED spécialisés en numérisation et en gestion documentaire. Pour faire votre choix, observez a qualité de service, les options de stockage et d'accès, l'interopérabilité de la solution ou encore les prix et les délais d'exécution. Prenez le temps de sensibiliser les utilisateurs afin de favoriser l'acceptation du changement au sein de votre entreprise.

Qu'est-ce que l'interopérabilité de la GED ?

Il s'agit de la capacité d'un système de gestion électronique des documents à fonctionner et à échanger des informations de manière fluide avec d'autres systèmes informatiques, applications ou logiciels, indépendamment de leur marque ou de leur technologie. Cette fonctionnalité GED est essentielle pour assurer une communication efficace et sans entrave entre les différents départements de votre entreprise. L'interopérabilité facilite le partage de documents, l'accès aux données et la collaboration, tout en réduisant les risques d'erreurs et les coûts opérationnels. Elle permet également d'adopter de nouvelles technologies et de s'adapter rapidement aux changements. Elle renforce donc la flexibilité et la réactivité des organisations.

Comment interfacer sa GED ?

Tout commence par l'identification des applications clés nécessitant une synchronisation des données, comme un CRM, un ERP, un logiciel de comptabilité, de relation client, un systèmes d'informations RH, etc. La suite consiste en une planificiation minutieuse, des tests rigoureux et une collaboration étroite entre les équipes IT et le prestataire de GED. L'objectif est d'établir des points de communication entre les API de la GED et les systèmes internes afin d'assurer un échange fluide et automatisé des informations.

Qu'est-ce que le plan de classement d'une GED ?

Le plan de classement d'une GED correspond à une organisation préféfinie des documents permettant de les classer de manière intuitive à l'intérieur de la solution. En pratique, il se compose de catégories et de sous-catégories, dans lesquelles les documents sont classés après avoir été indexés. Le plan de classement est indispensable pour permettre un accès rapide à l'information.

À quoi sert le plan de classement d'une GED ?

Le plan de classement GED organise tous les documents numériques de manière logique et ordonnée, en les regroupant au sein de la solution selon des critères pertinents. Cette organisation facilite la recherche d'information et améliore la gestion des volumes de données. Il fournit, par ailleurs, un cadre de référence unique pour l'ensemble de vos collaborateurs. Il réduit ainsi le risque de classement hasardeux opéré à titre individuel. Il permet, enfin, d'établir des liens entre les documents et de les contextualiser.

Qu'est-ce que l'indexation des documents ?

Il s'agit d'un processus de marquage des documents à l'aide de certains attributs ou étiquettes. Par exemple, une entreprise peut indexer des documents par nom ou numéro de client, par employé, par date ou par mot-clé. En attachant des balises à un document numérique, vos collaborateurs peuvent utiliser les termes d'indexation pour retrouver ensuite plus facilement une information, sans avoir à parcourir la totalité des données stockées dans la GED.

À quoi sert l'indexation dans la GED ?

Ce processus est essentiel pour organiser, retrouver et accéder efficacement aux documents numériques déposés dans une GED. Grâce à l'indexation, les utilisateurs peuvent en effet rapidement mettre la main sur les informations dont ils ont besoin, parmi une grande quantité de documents. Ils ne perdent pas de temps à parcourir des dossiers de manière manuelle. L'indexation améliore considérablement la gestion documentaire, optimise les flux de travail et soutient la prise de décision grâce à un accès rapide et ciblé à l'information pertinente.

Comment indexer ses documents dans la GED ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de déterminer l'utilisation des documents. En pratique, il s'agit de savoir qui va récupérer les données concernées et dans quel but. Dans un second temps, il convient d'identifier le type d'indexation requis (en texte intégral, par métadonnées, automatisée, etc.). Ces deux premières étapes terminées, il vous reste ç indexer vos documents manuellement ou de manière automatisée. N'oubliez pas de vérifier régulièrement l'exactitude des métadonnées saisies et de les mettre à jour en fonction de l'évolution des besoins de votre organisation.

Quelles différences entre GED et archivage électronique ?

Il est important de distinguer GED et archivage électronique. La GED vise à faciliter la gestion quotidienne des documents numériques au sein d'une entreprise. Elle permet de créer, stocker, organiser, partager et retrouver efficacement les informations. Elle inclut donc des outils relatifs à l'édition collaborative, le versioning des documents, la recherche avancée ou encore l'intégration avec d'autres systèmes. L'archivage électronique vise, quant à lui, à conserver sur le long terme les documents numériques, en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur pérennité. Il est essentiel pour assurer la conformité légale, la conservation des archives d'entreprise, et la protection contre la perte de données importantes.

Quelles durées de conservation des documents ?

La durée de conservation des documents varie considérablement en fonction de leur nature, du secteur d'activité et des exigences légales et réglementaires de chaque pays ou regions. Pour les entreprises, il est donc primordial de se tenir inormé des lois et des réglementations spécifiques à leurs activités et à leur juridiction afin de déterminer les durées exactes de conservation des documents et assurer leur conformité. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une gestion rigoureuse des politiques d'archivage.

Comment archiver des documents dans la GED ?

L'archivage des documents dans la GED est automatique. Leur stockage peut se faire en fonction de la nature du document de son format, de son contenu ou encore de sa durée de conservation. Contrairement à une solution d'archivage électronique (SAE), tant que le document est dans la GED, il peut encore être modifié et supprimé par les collaborateurs. Leur intégrité est toutefois garantie, grâce notamment à la gestion des droits d'accès et de modification.

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